Tips til personvernombud

Som personvernombud er du en ressursperson, og litt vaktbikkje, som hele tiden har personvernets beste i mente. Du skal hjelpe virksomheten å sette personvern høyt på agendaen både i det daglige og i nye prosjekter, og du skal være behjelpelig med å gi råd og veiledning for både ansatte og registrerte  slik som kunder eller brukere.

Noen nye personvernombud kommer til dekket bord der virksomheten allerede har god oversikt over egne behandlinger og har gode rutiner og internkontrollsystemer. Andre ombud starter på bar bakke, og må bygge opp systematikk og kompetanse om personvern i virksomheten fra grunnen.

Hvis du må starte med å bygge opp arbeidet helt fra grunnen, anbefaler vi deg å se på vår sjekkliste for virksomheter. Den gir en god oversikt over hvilke grep virksomheten bør ta for å få på plass gode system og rutiner.

Tre tips for å komme i gang som personvernombud

  1. Skaff deg den kunnskapen du trenger. Dersom du ikke har erfaring med personvernarbeid fra før anbefaler vi deg å ta kurs eller relevant utdanning. Det finnes alt fra halvdagskurs til universitets- og høgskolestudier, også på deltid, som gir studiepoeng.
  2. Gjør en kartlegging for å finne ut hva som finnes av rutiner og system for personvern i virksomheten. Gode spørsmål å starte med er: Har virksomheten oversikt over alle behandlinger av personopplysninger? Finnes det et internkontrollsystem? Er systemet tilfredsstillende?
  3. Vær synlig i virksomheten. Personvernombudet er ment å være en ressursperson for virksomheten, og det er viktig at de ansatte vet hvem du er og hva du gjør.
  • Presenter deg selv og ombudsrollen for alle i virksomheten. Fortell alle hva det vil si å være personvernombud, og informer gjerne jevlig gjennom intranett, e-post eller send ut nyhetsbrev.
  • Tilby deg å holde innlegg for å spre relevant kunnskap etter at du har vært på kurs.
  • Oppfordre de ansatte om å si fra dersom nye løsninger skal tas i bruk i virksomheten. For å ha god oversikt og kunne gi råd om for eksempel      innkjøp av nye system, er det viktig for deg å komme tidlig inn i prosessene.
  • Sett opp skilt på døren til kontoret ditt – skriv på visittkortet og i e-postsignaturen at du er personvernombud. Benytt også gjerne personvernombudets egen logo

Hold deg oppdatert

For å holde deg oppdatert på hva som skjer i Datatilsynet kan du abonnere på vårt nyhetsbrev. Vi har også en blogg der vi skriver om dagsaktuelle temaer.

22