Om selve gjennomføringen
Det vil være konfliktdempende å lage retningslinjer og forholdsregler i forkant av innsynet. På den måten vil begge parter kjenne spillereglene og vet hva de har å forholde seg til.
Det vil alltid være en risiko for at dokumenter som ikke omfattes av innsynsretten, blir gjort kjent for arbeidsgiveren når det foretas innsyn. Arbeidsgiveren må derfor forsøke å unngå at det gjøres innsyn i materiell som ikke har sammenheng med grunnlaget for innsynet, slik som privat e-post, fagforeningskorrespondanse og lignende. Dette kan også være såkalte særlige kategorier av personopplysninger som er ekstra beskyttet etter personvernforordningen.
Aktuelle tiltak som bør vurderes er:
- Kvalitetssikre søkeordene som skal brukes. Det vil si at det brukes søkeord som har sammenheng med grunnlaget for innsynet, og som er særlig egnet for å få relevante treff. Disse ordene bør defineres i forkant av innsynet.
- Begrense innsynet til e-poster, dokumenter og informasjon som er innenfor formålet, og holde annen korrespondanse utenfor, slik som privat korrespondanse familie og venner, advokatforbindelse eller lignende. Arbeidstakeren bør så langt som mulig gis anledning til å gi innspill om hvilken type korrespondanse som bør vernes mot innsyn.
- Åpnede e-poster, dokumenter eller tilsvarende som det viser seg at ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet, skal straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.
- Begrense antall personer som arbeidsgiveren har med under innsynet og som gjennomgår materialet.
- Arbeidsgiveren (eller eventuelt en representant) bør ikke lese mer av dokumentet enn det som er nødvendig for å avgjøre om dokumentet er relevant for saken, og dermed om det skal slettes eller ikke.