Hva omfattes av forskriften?
Reglene i e-postforskriften gjelder både nåværende og tidligere arbeidstakere. Den sier noe om når det er tillatt med innsyn, avslutting og sletting av e-postkassens innhold når arbeidsforholdet tar slutt, samt krav til prosedyrer ved innsyn.
Forskriften gjelder imidlertid ikke studenter ved universitet og høyskole, eller organisasjoners og foreningers innsyn i frivilliges og tillitsvalgtes e-postkasse. For slike innsyn gjelder de generelle personvernreglene.
E-postkasse
Reglene i forskriften gjelder for e-postkasser som en arbeidsgiver har stilt til arbeidstakerens disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten (jf. § 1 første ledd bokstav a).
E-postkassen må være arbeidstakerens egen. Det betyr ikke at selve e-postadressen må være . Det avgjørende er at det kun er en enkelt ansatt som bruker e-postadressen til å kommunisere.
Innsyn i opplysninger som er lagret i e-postkasser som er felles for hele virksomheten, slik som , omfattes derimot ikke av forskriften, men av de generelle reglene i personvernforordningen. Det samme gjelder innsyn i e-postkasser som deles av flere ansatte i en virksomhet.
Forskriften gir ikke arbeidsgiveren rett til innsyn i arbeidstakerens egne kommunikasjonsmidler og private e-postkasser, selv om dette noen ganger blir brukt i arbeidet ved virksomheten. Innsyn i slike kommunikasjonsmidler reguleres av de generelle reglene i personvernforordningen. Det skal svært mye til før man kan gjennomføre et slikt innsyn uten å bryte reglene i forordningen. Det kommer av disse kommunikasjonsmidlenes svært private karakter.
Annet elektronisk materiale
Forskriften gjelder også for arbeidsgiverens adgang til gjennomsøking av og innsyn i arbeidstakerens personlige område i virksomhetens datanettverk, samt for andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr som er stilt til arbeidstakerens disposisjon, slik som chat-tjeneste, PC, mobiltelefon og nettbrett.
Bestemmelsene gjelder også for arbeidsgiverens innsyn i opplysninger som finnes lagret på sikkerhetskopier eller lignende som arbeidsgiveren har tilgang til.
Innsyn i opplysninger som er lagret på fellesområder, omfattes ikke av forskriften, men av de generelle reglene i personvernforordningen.
Eksempel
Administrasjonsavdelingen i en virksomhet har en felles e-postkasse kalt . I denne avdelingen jobber det fem personer som bruker e-postkassen for å utføre arbeidsoppgavene sine. Ledelsen i virksomheten mistenker at en av de ansatte i administrasjonsavdelingen har lekket taushetsbelagte dokumenter til utenforstående, og ønsker derfor å kontrollere denne e-postkassen.
Når arbeidsgiveren vurderer innsyn i denne situasjonen gjelder ikke e-postforskriftens regler, siden e-postkassen er felles for de ansatte i avdelingen, og alle med tilgangsrettigheter kan lese innholdet som er lagret der.
Arbeidsgiveren må derimot følge de generelle personvernreglene, slik som kravet til behandlingsgrunnlag, ettersom det å kontrollere hva de ansatte i avdelingen har gjort i e-postkassen innebærer en ny behandling av personopplysninger.
Personvernforordningen vs. arbeidsmiljøloven
Forskriften må praktiseres i lys av personvernforordningen, slik som personvernprinsippene og reglene om de registrertes rettigheter. Det er spesielt verdt å merke seg prinsippet om gjennomsiktighet og prinsippet om dataminimering. Det samme gjelder for retten til innsyn og informasjon, retten til å protestere, samt retten til å kreve personopplysninger slettet (kapittel III).
E-postforskriften er en forskrift til arbeidsmiljøloven. Innsyn i e-post vil være et kontrolltiltak etter arbeidsmiljølovens kapittel 9 (lovdata.no). Arbeidsmiljøloven § 9-1 regulerer de materielle vilkårene for kontrolltiltak og § 9-2 regulerer krav om informasjon og drøfting.
Dette betyr at arbeidsgiveren må sørge for å følge reglene i både arbeidsmiljøloven, personvernforordningen og e-postforskriften dersom vedkommende ønsker å gjøre innsyn.
Når det gjelder innsyn i e-post og lignende, må arbeidsgiveren på forhånd drøfte på systemnivå i hvilke tilfeller det kan være behov for innsyn, og hvordan et slikt innsyn kan gjennomføres.
Les mer om disse reglene på Arbeidstilsynet sine nettsider