Krav om åpenhet
Personvernprinsippene stiller også krav til åpenhet. Det innebærer at arbeidsgiveren klart og åpent skal informere om sine handlinger. Det kan derfor ikke foretas hemmelig innsyn, med mindre det er unntak i forordningen.
Kravet om åpenhet innebærer at arbeidsgivere bør utarbeide retningslinjer for innsyn i e-post og annet elektronisk lagret materiale, samt for avvikling av e-postkasser. Arbeidsgiveren bør dessuten informere de ansatte på en enkel og klar måte om retningslinjene sine. Hensikten med dette er å sikre forutberegnelighet for de ansatte, slik at de vet hva som gjelder og hva de må forholde seg til når de tar i bruk de elektroniske kommunikasjonsmidlene eller utstyr som arbeidsgiveren har stilt til rådighet.
Retningslinjenes omfang og innhold bør vurderes opp mot organisasjonens behov og størrelse. Forhold som det bør informeres om, er for eksempel:
- I hvilke tilfeller det kan blir aktuelt med innsyn, hvem som kan beslutte innsyn, og hvilken fremgangsmåte som benyttes ved innsyn.
- Klargjøring av adgangen til bruk av e-post eller andre elektronisk lagret materiale til private formål. Eventuelle begrensninger bør komme tydelig frem.
- Tiltak som kan hindre behovet for innsyn. Dette kan for eksempel være bruk av fraværsassistent ved planlagt fravær, og rutiner for fortløpende arkivering/ overføring av virksomhetsrelatert informasjon til relevante fagsystemer.
- Hvor lenge opplysninger lagres, og når opplysningene definitivt vil slettes.
- Rutine for avslutning og sletting av elektronisk lagret materiale ved opphør av arbeidsforholdet.
- Informasjon om tillitsvalgtes deltakelse når retningslinjer blir utarbeidet.