Det er innhaldet i det dei seier frå om og kven som seier frå, som avgjer om det er eit varsel. Måten arbeidstakaren seier frå på og kva han eller ho kallar det, har ikkje noko seie. Det er ikkje krav til "form", så varselet treng ikkje vere skriftlig.

Vi deler varsling inn i to hovudgrupper:

1. Intern varsling er at arbeidstakaren seier frå til nokon på sin eigen arbeidsplass, for eksempel næraste leiar, tillitsvald, verneombodet eller personvernombodet.
2. Ekstern varsling er at arbeidstakaren seier frå til nokon utanfor arbeidsplassen, for eksempel varslar til offentlege tilsyn, slik som Datatilsynet (sjå siste kapittel), eller til media.

Du kan lese meir om varslingsregelverket i arbeidsmiljøloven på Arbeidstilsynets nettsider.

I denne retteleiinga konsentrerer vi om intern varsling til ein representant på arbeidsstaden, og går gjennom korleis arbeidsgivaren kan handtere varsling og personvern. I siste kapittel skriv vi kort om ekstern varsling til Datatilsynet.

Arbeidsgivaren skal:

• undersøkje, avdekkje, saksbehandle og få slutt på det kritikkverdige forholdet
• ta vare på varslaren og andre involverte

Grunnleggjande prinsipp for saksbehandlinga, altså korleis arbeidsgivaren bør handtere varsling, er konfidensialitet, habilitet og kontradiksjon.

Må lage gode, interne rutinar

Arbeidsgivaren har plikt til å lage interne rutinar for varsel etter arbeidsmiljølova § 2 A-6. Rutinane skal mellom anna innehalde framgangsmåten for saksbehandlinga ved mottak, behandling og oppfølging av varselet.

Les Arbeidstilsynets råd til rutinar.

For å sikre ein god, føreseieleg prosess og tillit på arbeidsplassen tilrår Datatilsynet at dei interne varslingsrutinane også omtaler korleis arbeidsgjevaren handterer personopplysningane i sjølve varselet og i oppfølginga av det. På den måten forstår dei involverte på førehand korleis arbeidsgivaren vil handtere eit varsel.

Det er viktig å få fram i rutinane at det ikkje er ein klar hovudregel om at arbeidsgivaren kan skjerme varslarens identitet etter personvernregelverket.

Ulike omsyn 

Reglane om varsling inneheld mange vanskelege avvegingar. På den eine sida står omsynet til varslaren og til at arbeidstakarar framleis skal våge å varsle. På den andre sida står omsynet til at den varselet gjeld, skal kunne forsvare seg og bli behandla rettferdig.

Den som er omtalt i varslet, har i utgangspunktet rett til innsyn i personopplysningane som arbeidsgivaren behandlar om han/henne, og til å gi sin versjon av saka (kontradiksjon). Retten til innsyn og kontradiksjon kan nokre gonger stå i motsetning til konfidensialitetsplikta. 

Personvernforordninga og personopplysningslova er generelle regelverk som gjeld for all behandling av personopplysningar, og tar ikkje omsyn til dei ulike vurderingane som står mot kvarandre i ei varslingssak.

I motsetning til mange andre område innan personvern, inneber varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som regel at rettane til to arbeidstakarar står mot kvarandre: retten til innsyn for den som er omtalt i varselet og retten til personvern for varslaren.

Kva for personopplysningar som står i varselet og i oppfølginga hos arbeidsgivaren er avhengig av korleis varselet er utforma.

Les meir om kva for rettar du har etter personvernforordninga

I innleiinga såg vi at det er mykje som blir rekna som varsling om kritikkverdige forhold. Det vil seie at det kritikkverdige forholdet ikkje treng å vere så alvorleg før det blir rekna som eit varsel. Mange varsel kan derfor også vere raske å følgje opp. Omfanget av personopplysningar vil som regel variere med kompleksiteten.

Kven skal følgje reglane om personvern ved varsling?

Arbeidsgivaren vil som hovudregel vere behandlingsansvarleg etter personvernforordninga. Dette er den som har ansvar for å følgje krava i regelverket.

Andre enn arbeidsgivaren kan også bli rekna for å vere behandlingsansvarleg, dersom dei "bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes" (artikkel 4 nr. 7).

Ein rein teknisk leverandør av tenester for å ta imot varsel, for eksempel ved ein nettportal, vil ikkje bli rekna for å vere behandlingsansvarleg, men databehandlar. Det same gjeld eksterne leverandørar som gjennomfører undersøkingar på vegne av arbeidsgivaren etter eit varsel.

Les meir om kva ein behandlingsansvarleg er og konsekvensane av om du er behandlingsansvarleg eller ikkje.  

Rett til informasjon

Etter personvernforordninga har arbeidsgivaren som hovudregel plikt til å informere både varslaren og den som er omtalt i varselet. Dette gjeld både når informasjonen er samla inn frå arbeidstakaren sjølv og frå andre, ved for eksempel faktaundersøkingar.

Les meir om den generelle plikta til å gi informasjon

For varslaren

Det er særleg aktuelt å informere varslaren dersom det er samla inn personopplysningar om varslaren i samband med undersøking og oppfølging av varselet. Varslaren har etter personvernforordninga rett til informasjon om at opplysningar er samla inn om han eller henne så snart som mogleg, og seinast innan ein månad etter at opplysningane er samla inn.

Varslaren har ofte behov for informasjon for å kunne be om innsyn og ta stilling til om varslaren er utsett for gjengjelding. Varslingsreglane i arbeidsmiljølova presiserer at arbeidstakarar som varslar om kritikkverdige forhold, er verna mot gjengjelding.

For den som er omtalt i varselet

Den skulda (den det er varsla om) har, på same måte, som hovudregel rett til informasjon om varselet så snart som mogleg og seinast innan ein månad etter at opplysningane er samla inn.

Informasjon er ein føresetnad for at den skulda skal kunne be om innsyn i personopplysningane om han eller henne. Det er viktig for at den skulda skal kunne få fram sitt syn.

Eit viktig spørsmål er om den skulda har rett til informasjon om kven som har varsla. I reglane om informasjon står det at retten gjeld "fra hvilken kilde personopplysningene kommer fra" (jf. artikkel  14 nr 2 f). Vi har ikkje tatt stilling til om denne retten omfattar informasjon om varslarens identitet.  

Rett til innsyn

Både varslaren og den skulda kan be om innsyn i personopplysningane som arbeidsgivaren behandlar om dei. Hovudregelen er at arbeidstakarane får innsyn i form av ein kopi av personopplysningane som blir behandla.

Les meir om den generelle retten til innsyn

For den skulda

Den det blir varsla om har ofte eit ønskje om å få vite kven som har varsla for å kunne forsvare seg. Retten til innsyn etter personvernforordninga inkluderer "all tilgjengelig informasjon om hvor personopplysningene stammer fra". "All tilgjengeleg informasjon" talar for at retten til innsyn som eit utgangspunkt inneber retten til å få vite kven varslaren er, så lenge arbeidsgivaren sjølv veit dette. 

Dersom varslaren har valt å vere anonym, har ikkje arbeidsgivaren denne informasjonen tilgjengeleg. Personvernreglane pålegg ikkje arbeidsgivaren å skaffe informasjon om kven varslaren er.

For varslaren

Varslaren vil ofte ha behov for innsyn i personopplysningar om seg sjølv i fasen der arbeidsgivaren undersøkjer varselet. Ofte ønskjer varslaren å vite kven som har uttalt kva om han eller henne, for eksempel i ein prosess med kartlegging av  arbeidsmiljøet.

Eit sentralt spørsmål er om personen som er omtalt i varslet har rett til informasjon om kven som er varslaren. Spørsmålet om den skulda har rett til informasjon om varslarens identitet, er ikkje særskilt lovregulert i dag. Om ein arbeidsgivar kan halde tilbake opplysningar om varslarens identitet, er derfor avhengig av om arbeidsgivaren oppfyller eit av unntaka frå retten til informasjon og innsyn i personvernforordninga og personopplysningslova.

Arbeidsgivaren må grunngje unntaka frå retten til innsyn og informasjon. Unntaka i personopplysningslova inneheld skjønsmessige vurderingar som arbeidsgivaren må gjere i kvar enkelt sak. Skilnader i dei ulike sakene gjer at vi ikkje kan komme med ein generell hovudregel om at arbeidsgivaren kan unnta opplysningar frå innsyn.

Unntak for etterforsking og liknande av straffbare forhold

I tilfelle der det blir påstått straffbare forhold i varselet, kan det vere nødvendig for arbeidsgivaren å vente med å informere den skulda om varselet inntil saka er meldt til politiet og etterforska.

Eksempel på situasjonar kan vere varsel om økonomisk lovbrot som inneber straff. Det er altså ikkje nok at det er påstått at nokon har gjort noko ulovleg for å nekte innsyn etter denne regelen. Det skal dessutan vere krav om, eller nødvendig, å halde varselet hemmeleg.

Dersom arbeidsgivaren kan undersøkje saka utan å halde varselet hemmeleg, er det ikkje grunnlag for å gjere unntak.

Unntak for tekst utarbeidd for intern saksførebuing

Unntaket for tekst som er utarbeidd for intern saksførebuing, er særleg aktuelt for oppfølginga av interne varsel. Sjølve varselet vil sannsynlegvis ikkje oppfylle dette vilkåret og dermed ikkje vere omfatta av dette unntaket.

Arbeidsgivarar uttrykte i samband med høyringa til ny personopplysningslov eit behov for å kunne hente inn opplysningar og vurdere desse som ledd i interne vurderingar, utan at dei som er omtala skal få fullt innsyn.

Tekst som er utarbeidd for å følgje opp ei varslingssak, vil etter vårt syn oppfylle vilkåret om å vere utarbeidd for intern saksførebuing. Det er verd å merke seg at teksten verken kan vere utlevert til andre eller vere tilgjengeleg andre stader, for at unntaket skal gjelde.

Ordlyden talar for at arbeidsgivaren heller ikkje kan dele opplysningane for å få råd, for eksempel ved å rådføre seg med ein advokat om det er grunnlag for arbeidsrettslege reaksjonar mot den skulda. Ei slik forståing kan moglegvis hindre arbeidsgivarar å kvalitetssikre vurderingane sine, noko som kan vere uheldig for alle partar. Spørsmålet om korleis vi skal tolke "utlevert" har vi enno ikkje tatt stilling til.

Det siste vilkåret er at unntak må vere nødvendig for å sikre forsvarlege interne prosessar.

Arbeidsgivaren må vurdere kva for opplysningar som er nødvendige å halde unna for å sikre forsvarlege interne prosessar i kvar enkelt sak. Som eksempel kan vi gå ut frå at identiteten til dei som uttaler seg om den skulda ved oppfølginga av varselet er nødvendig å halde unna, dersom desse personane ikkje elles vil snakke fritt.

Unntak for opplysningar det vil vere i strid med openberre og grunnleggjande interesser å informere om

Uttrykket "åpenbare og grunnleggende (…) interesser" inneber at terskelen er høg.

Ved vurderinga av kva for personopplysningar som er nødvendige å halde unna, må arbeidsgivaren hugse på at eit varsel blir oppfatta som belastande for den skulda. Den skulda har også behov for å forsvare seg. Arbeidstilsynet har følgjande løysing i veiledninga si: Arbeidsgivaren lagar eit notat som skildrar innhaldet i varselet/det kritikkverdige forholdet til den skulda. Slik kan den skulda få informasjon, slik at han eller ho kan forsvare seg.

Måten Datatilsynet følgjer opp varselet på, er avhengig av om varselet gjeld varslarens eigne personopplysningar. Ein organisasjon, for eksempel ei fagforeining kan også representere arbeidstakaren.

Eit varsel til Datatilsynet, der varslaren argumenterer for at eigne rettar etter personvernregelverket er brotne blir rekna som ein klage (jf. personvernforordninga artikkel 57 nr. 1 bokstav f). Ein arbeidstakar kan dessutan sende inn eit varsel om brot på personvernreglane på vegne av andre, for eksempel ein annen arbeidstakar, ved å følgje den same framgangsmåten som for klage.
Les korleis du kan gå fram for å klage til oss

I begge tilfella har Datatilsynet teieplikt om varslarens identitet overfor arbeidsgjevaren (jf. arbeidsmiljølova § 2 A-7). Dersom det er nødvendig å oppheve teieplikta for å undersøkje varselet nærare, vil vi først ta kontakt med den som har sendt inn varselet.

Kven som helst kan dessutan velje å sende inn eit anonymt tips. Du vil då ikkje få tilbakemelding, utover at tipset er mottatt.

I motsetnad til tips, har Datatilsynet plikt til å behandle og undersøke klagar vi mottek i den grad det er hensiktsmessig. Varslaren er part i klagesaka og blir difor orientert i løpet av klagebehandlinga. Ved lovbrot kan Datatilsynet gje arbeidsgjevaren korrigerande tiltak, der det strengaste tiltaket er gebyr.