Personvernombudenes bakgrunn og hvor de jobber

Personvernforordningen gir føringer for hvem som kan være personvernombud. Ombudet skal utpekes på grunnlag av faglige kvalifikasjoner, dybdekunnskap om personvernlovgivningen og praksis på området. Dette er faktorer som kan påvirke hvorvidt et personvernombud lykkes i arbeidet.

Vi vil i de følgende kapitlene se nærmere på om disse bakgrunnsvariablene har en sammenheng med svarene ombudene gir på de ulike spørsmålene.

Utdanning

Det stilles ikke spesifikke krav til ombudenes utdanningsbakgrunn i regelverket. Likevel legges det til grunn at personvernombudet har dybdekunnskap om personvernlovgivningen, og at de har en god forståelse for behandlingsaktivitetene og IKT-systemene i virksomheten.

Fagbakgrunn kan likevel ha betydning for hvilken tilnærming man har til personvernombudsrollen. Vi har derfor spurt ombudene om hvilken utdanningsbakgrunn de har.

Svarene viser at:

• Den mest vanlige studieretningen blant ombudene er jus, etterfulgt av samfunnsfag, arkiv eller annet.
• 91 prosent av ombudene har høyere utdanning.

Tallene viser at ombudene har variert utdanningsbakgrunn. Enkelte lesere vil kanskje være overrasket over at de fleste ombudene i undersøkelsen har høyere utdanning i andre fag enn jus, men kan det være slik at ombudene har ulik faglig bakgrunn i ulike sektorer?

Vi ser av grafen at juristene utgjør den største faggruppen i de aller fleste sektorene, med enkelte unntak.

Forskning og høyere utdanning er sektoren med lavest andel (30 prosent) jurister i ombudsrollen. Her har over halvparten (54 prosent) av respondentene bakgrunn i samfunnsfag, arkiv eller annet. Også innen helse og omsorg har mange bakgrunn i samfunnsfag (49 prosent).

Sektoren med høyest andel jurister i ombudsrollen, er statlig administrasjon der 71 prosent har denne bakgrunnen.

Forsikring og finansvirksomheter har den største andelen av ombud med utdanning innenfor økonomi eller administrasjon (37 prosent), mens bedrifter innen telekom og IT skiller seg fra andre sektorer ved å i større grad (26 prosent) ha ombud med bakgrunn i IT, ingeniør og informasjonssikkerhet.

Små virksomheter har i større grad ombud med bakgrunn i økonomi og administrasjon (25 prosent) enn det store virksomheter har (11 prosent). Store virksomheter har i større grad ombud med bakgrunn i jus (49 prosent) enn små virksomheter (25 prosent).

Hvordan fikk de rollen?

Vi vet fra tidligere undersøkelser at det er variasjon i hvordan virksomheter går frem for å besette ombudsrollen, og at dette kan ha en sammenheng med i hvilken grad den enkelte opplever å lykkes i arbeidet. Vi har derfor stilt ombudene spørsmål om hvordan de fikk rollen.

Svarene viser at:

• Over halvparten (53 prosent) ble spurt av ledelsen om å påta seg rollen.
• Kun 20 prosent ble rekruttert gjennom ekstern utlysning.
• Én av ti (12 prosent) ble ombud uten å egentlig ha blitt spurt.
• Det er lite endringer fra undersøkelsen fra 2020.

Vi ser at de aller fleste ombudene blir rekruttert internt, og at over halvparten blir spurt av ledelsen om å ta på seg rollen. Dette kan henge sammen med at mange ombud har deltidsstilling, og blir bedt om å ta på seg ombudsrollen som en del av stillingen sin. Det er også mulig at virksomheter ønsker et ombud som kjenner virksomheten godt, og derfor rekrutterer internt istedenfor å lyse ut eksternt.

Det er bekymringsverdig at én av ti personvernombud ble utpekt uten egentlig å ha blitt spurt om å ta på seg rollen. Når en medarbeider får tildelt rollen på denne måten, ser vi at dette slår negativt ut i andre spørsmål i undersøkelsen. Disse ombudene har blant annet i mindre grad fått utarbeidet noen form for rollebeskrivelse, og oppgir i mindre grad å ha tilstrekkelig kompetanse enn ombud som har fått rollen på andre måter.

Det er en betydelig større andel (22 prosent) i helse og omsorgsektoren som ble utpekt uten å ha blitt spurt enn i andre sektorer. I motsatt ende av skalaen finner vi telekom- og IT-bedrifter der kun 8 prosent sier det samme.

Statlig administrasjon skiller seg ut fra de andre sektorene ved at det er mindre vanlig å bli spurt av ledelsen om å ta på seg rollen enn i andre sektorer, og at det er mer vanlig å få jobben gjennom ekstern og intern utlysning.

Dette kan også ses i sammenheng med at store virksomheter i større grad ansetter ombud i fulltidsstilling enn det mindre virksomheter gjør, noe vi ser nærmere på senere i rapporten.

Erfaring i ombudsrollen

I 2018 ble mange virksomheter pålagt å ha personvernombud som en del av kravene i personvernforordningen. Det medførte en stor økning i antall ombud, og de første årene etter at regelverket trådte i kraft, var det mange som gikk inn i rollen for første gang. I forrige undersøkelse var det få som hadde noe særlig erfaring som ombud. Hvordan ser bildet ut i 2025?

Svarene viser at:

• De fleste ombudene (57 prosent) har hatt rollen mer enn tre år.
• Det er en stor økning i ombud med mer enn tre års erfaring.

I 2020 var det 17 prosent som sa de hadde hatt rollen i mer enn tre år. Den store økningen i andelen ombud med mer en tre års erfaring, henger naturlig nok sammen med at mange virksomheter opprettet en ordning med personvernombud rundt 2018 da nytt regelverk trådte i kraft.

43 prosent har mindre enn tre års erfaring i ombudsrollen. Blant ombud med mer enn tre års erfaring, har så mange som 30 prosent hatt rollen mellom fem og ti år, og fem prosent har hatt den i mer enn ti år.

Det er særlig ombudene i kommuner og fylkeskommuner som har lang erfaring. 45 prosent av disse har sittet i rollen i fem år eller lenger. I helse og omsorgsektoren finner vi den laveste andelen (25 prosent) av ombudene som har like lang erfaring.

Personvernombud i små virksomheter har sittet kortere i rollen enn de i store virksomheter. 40 prosent av ombud i små virksomheter har hatt rollen i to år eller mindre, mens kun 23 prosent sier de samme i store virksomheter.

Sektortilhørighet

Hvilke sektorer har personvernombud? Undersøkelsen fra 2020 viste stor variasjon mellom sektorer, og det er interessant å se om det har vært noen endringer i de sektorene som ikke er lovpålagt å ha en slik rolle.

Svarene viser at:

• Nærmere fire av ti ombud som besvarte undersøkelsen, er ombud for enten kommune- og fylkeskommunal sektor, eller statlig administrasjon.
• Det er få personvernombud som representerer håndverk- og serviceyrker slik som varehandel og butikk, industri og produksjon, eller i sektoren som tilbyr rådgivning og konsulentvirksomhet.
• Fordelingen mellom sektorer er ikke nevneverdig endret siden 2020.

Etter regelverket skal alle offentlige myndigheter og organer ha personvernombud. Det er derfor ikke overraskende at nærmere fire av ti av respondentene i undersøkelsen jobber innenfor kommunal, fylkeskommunal eller statlig sektor.

Tallene viser også at det er langt færre respondenter som representerer varehandel og butikk, industri og produksjon, og rådgivning og konsulentvirksomhet. Dette gir oss en indikasjon om at der det ikke er obligatorisk med ombud, er det mange som lar være å opprette denne rollen.

Enkelte sektorer er utelatt fra den videre analysen fordi det er for få respondenter til å beregne svarandeler. Disse bransjene er «overnattings- og serveringsvirksomheter», «bygg- og anleggsvirksomhet», «rådgivning og konsulentvirksomhet», «industri og produksjon» og «varehandel og butikk».

Størrelse på virksomheten

Er det enklere å utøve rollen som personvernombud i en mindre virksomhet, eller kan forholdene være bedre i de store? For å undersøke om virksomhetens størrelse påvirker hvordan ombudene utøver rollen sin, stilte vi dem spørsmål om hvor mange ansatte det er i virksomheten de er ombud for.

Svarene viser at:

• Halvparten av ombudene jobber i virksomheter med flere enn 250 ansatte.
• Den andre halvparten jobber i mellomstor (29 prosent) eller liten (22 prosent) virksomhet.
• Det er ingen nevneverdige endringer siden undersøkelsen fra 2020.

Selv om antall ansatte ikke er utslagsgivende for om en virksomhet er pålagt å ha personvernombud, kan det gi en indikasjon på mengden personopplysningene virksomheten behandler.

Fordelingen kan imidlertid også ha en sammenheng med hvilke sektorer de ulike virksomhetstørrelsene representerer. Blant de som oppgir at de jobber i små virksomheter, finner vi den største andelen innen telekom eller i IT-bedrifter. De fleste ombudene som jobber i forsikring- og finansvirksomheter, oppgir at det er mellomstore virksomheter, mens de som jobber i store virksomheter hovedsakelig jobber i kommunal eller fylkeskommunal sektor.