Tid for digitale medarbeidere i offentlig sektor

Offentlige aktører har mulighet til å ta i bruk digitale arkivmedarbeidere for å løse problemet med mangelfull journalføring og arkivering av post og viktige dokumenter. Det er konklusjonen i en rapport utarbeidet av Datatilsynet, NVE og Simplifai.

Det norske AI-selskapet Simplifai har utviklet en digital arkivmedarbeider, som ved hjelp av kunstig intelligens kan journalføre og arkivere dokumenter som mottas på e-post. Løsningen ble først utarbeidet i samarbeid med Arkivverket gjennom DFØs STARTOff-ordning. Deretter gikk turen til Datatilsynets KI-sandkasse, for å vurdere om det er forenlig med personvernregelverket å la kunstig intelligens håndtere offentlig post.

– For å hoppe direkte til konklusjonen, er det ikke noe prinsipielt problematisk ved å bruke kunstig intelligens til journalføring og arkivering i det offentlige. Det avgjørende er måten det skjer på, sier Datatilsynets prosjektleder Kaja Breivik Furuseth.

Med det sikter hun til to ting: graden av automatisering og brukernes kunnskap om hva den kunstige intelligensen gjør.

Grensen mellom hel- og halvautomatisk

20210907_Datatilsynet_Kaja_133356.jpg– Simplifai gjorde lurt i å utforme sin digitale arkivmedarbeider, DAM, som et beslutningsstøtteverktøy, fremfor et helautomatisk verktøy. Vår vurdering er at offentlige aktører har lov til å bruke digitale arkivmedarbeidere som støtte ved beslutning om arkivering og journalføring. De som eventuelt prøver å utvikle eller bruke en helautomatisk variant, vil nok derimot gå på en juridisk smell, sier Breivik Furuseth.

Se sluttrapporten fra sandkasseprosjektet om de digitale arkivmedarbeiderne.

Man kan altså gjerne bruke kunstig intelligens til å gjøre grovarbeid og sortering, så lenge det er et våkent menneske som tar den endelige avgjørelsen av hva som arkiveres og ikke. Selv om løsningen ikke er helautomatisk vil den gi en betydelig effektiviseringsgevinst. De demokratiske verdiene som ligger i riktig journalføring og arkivering er dermed også sikret.  

Bakgrunn: mangelfull arkivering

Overgangen fra analog til digital postgang har utfordret de gamle systemene for journalføring og arkivering av post og viktige dokumenter.

Riksrevisjonen har i en utredning pekt på at mangelfull arkivering og feil i journalføringen svekker offentlighetens kjennskap til saker, og mulighet for debatt og kontroll av forvaltningen. Og i en undersøkelse Arkivverket gjorde i 2021, kom det frem at sju av ti offentlig ansatte ikke tar vare på viktig informasjon, som burde vært arkivert. Trolig går 25 prosent av all viktig informasjon i offentlig saksbehandling tapt i sviktende arkiveringsrutiner.

Av de omtrent 12 milliarder kronene offentlig sektor årlig bruker på arkivering, anslår Arkivverket at 4-5 milliarder kunne vært spart inn med bedre systemer.

Daniel_Simplifai_600x600.jpg– Ansatte i offentlig sektor må forholde seg til flere ulike gamle og nye systemer som gjør arkivering svært tidkrevende. Resultatet er at tiden ofte ikke strekker til i en travel hverdag. Det er et samfunnsproblem at manglende arkivering påvirker fellesskapets evne til å ettergå politiske beslutninger og prosesser, statlig og kommunal saksbehandling. Åpenhet er avgjørende for tillitten til demokratiske prosesser, og gode arkiver legger til rette for dette, sier Daniel Kohn, kommersiell direktør i Simplifai.

Sandkasse for kunstig intelligens

Potensielt stor samfunnsnytte, var én av grunnene til at Simplifais DAM-prosjekt ble plukket opp i Datatilsynets KI-sandkasse. Men ikke minst handlet det om en mulighet til å se nærmere på til da uutforskede problemstillinger knyttet til om offentlige aktører har lov til å bruke maskinlæringsløsninger for å håndtere e-post.

I prosjektrapporten konkluderer Datatilsynet at offentlige aktører har rettslig grunnlag for å bruke digitale arkivmedarbeidere som støtte ved beslutning om arkivering og journalføring.

– Datatilsynets vurdering åpner for at vi kan bruke dagens løsninger med kunstig intelligens til å avlaste vår offentlig sektor. Ved hjelp av digitale arkivmedarbeidere får vi bedre etterlevelse av arkivloven, samtidig som saksbehandlerne selv kan bruke arbeidstiden på mer komplekse og verdiskapende arbeidsoppgaver. Det er en kjempemulighet for både offentlig sektor og oss, legger Kohn til.

Kunnskap til kundene

I sandkasseprosjektet har også Noregs vassdrags- og energidirektorat (NVE) deltatt, som en potensiell kjøper av Simplifais digitale medarbeidere. Det har vært svært nyttig for å utforske hvordan offentlige aktører kan gjøre informerte valg, når de skal kjøpe intelligente løsninger.

– Loven stiller nemlig krav til brukernes kunnskap om hva den kunstige intelligensen gjør. Så hvordan vi kan sikre god bestillerkompetanse, er en sentral utfordring i fortsettelsen, sier Datatilsynets Breivik Furuseth.

Prosjektet avdekket et stort behov for veiledning om hvordan offentlig sektor kan sikre innebygd personvern ved kjøp av intelligente løsninger. Det er også noe som ble påpekt i Personvernkommisjonens rapport i vinter.

Felles løft

Sandkasseprosjektet ser også et behov for at flere aktører kommer sammen for å løfte kompetansen om innebygd personvern i anskaffelsesfasen i offentlig sektor. Det vil også være nyttig med praktiske eksempler på krav det offentlige kan stille i konkurranser om teknologi som bygger på maskinlæring.

Som en start ønsker Datatilsynet og Simplifai å invitere til frokostseminar med fokus på bestillerkompetanse ved anskaffelse av intelligente løsninger. Arrangementet blir torsdag 9. mars (kl. 09-10) i auditoriet i Dronning Eufemias gate 8. (Det er også mulig med digital deltagelse.)

Les mer om arrangementet.

Trondheim og Sandefjord først ut

De digitale medarbeiderne er allerede satt i arbeid. Trondheim var den første kommunen i Norge som tok i bruk kunstig intelligens for arkivering av dokumenter. Sandefjord har tatt den samme løsningen i bruk for å øke kvaliteten på- og tilgjengeliggjøre kommunens byggesaksarkiv. Simplifai har levert løsningen sammen med det norske selskapet Documaster.

– Trondheim og Sandefjord skal ha ros for innsatsen deres for å effektivisere offentlig sektor, til innbyggerne og skattebetalernes beste. Vi håper at rapporten fra Datatilsynets sandkasse kan bidra til at flere små og store kommuner blir mer nysgjerrige på hvordan kunstig intelligens og digitale arkivmedarbeidere kan hjelpe dem i hverdagen, avslutter Daniel Kohn i Simplifai.

For ytterligere informasjon, vennligst kontakt:

Kaja Breivik Furuseth, fagdirektør privat seksjon, Datatilsynet

  • Tel: +47 92097488
  • E-post:

Daniel Kohn, kommersiell direktør, Simplifai AS

  • Tel: +47 900 64000
  • E-post: 

Om Datatilsynets sandkasse for kunstig intelligens

I sandkassa utforsker deltakere sammen med Datatilsynet personvernrelaterte spørsmål, for å bidra til at tjenesten eller produktet deres etterlever regelverket og ivaretar personvernet på en god måte.

Datatilsynet tilbyr veiledning i dialog med deltakerne, og konklusjonene fra prosjektene er ikke vedtak eller forhåndsgodkjenning. Deltakerne står fritt i valget om å følge rådene de får.

Sandkassa er en verdifull metode for å utforske problemstillinger der jussen har få praktiske eksempler å vise til, og vi håper konklusjoner og vurderinger i rapporten kan være til hjelp for andre med liknende problemstillinger.

Om Simplifai

Simplifai er et norsk AI-selskap, som er tuftet på ideen om å gjøre kunstig intelligens enkelt og tilgjengelig for alle. Selskapet skaper brukervennlige (no-code) AI-løsninger som hjelper små og store virksomheter med å forbedre og effektivisere arbeidsprosesser. Med mål om å forbedre arbeidshverdagen til ansatte og øke virksomheters effektivitet, har Simplifai utviklet Digitale Medarbeidere som kan ta ansvar for arbeidsoppgaver, slik at menneskelige ansatte kan bruke tiden sin på mer utfordrende og spennende oppgaver. Simplifai har hovedkontor i Oslo og kontorer i Nederland, India og Ukraina samt et salgs- og distribusjonsnettverk i land over hele verden. For mer info: www.simplifai.no