#2 Hjelp, jeg er personvernombud: Slik organiserer du hverdagen

Episoden oppsummert (med hjelp av et KI-verktøy)

• Mange personvernombud i Norge har rollen som en deltidsfunksjon – halvparten oppgir at de bruker mindre enn 20 % av stillingen på ombudsarbeid. Dette gjør at oppgavene lett blir nedprioritert til fordel for andre arbeidsoppgaver. Britt Eva og Stian mener at utfordringen ikke bare ligger i hvor mye tid ombudet selv har tilgjengelig, men også i om virksomheten rundt har ressurser og kapasitet til å følge opp anbefalingene.
• Ombudets uavhengighet er en forutsetning i regelverket, men i praksis plasseres mange for langt ned i organisasjonen, eller i avdelinger (for eksempel IT) hvor det oppstår rollekonflikter. En slik plassering kan gi inntrykk av at ombudet er underlagt instruksjonsmyndighet fra ledere som de i realiteten skal kontrollere. Britt Eva og Stian peker blant annet på at ombudet må ha direkte tilgang til toppledelsen, både ved rapportering og i akutte situasjoner, uten å måtte gå gjennom mellomledere. De fleste ombud opplever at de kan jobbe uavhengig, men særlig nye eller deltidsombud kan møte utfordringer når ledelsen forsøker å instruere, eller når ombudet har andre roller som skaper rollekonflikt. Viktig å insistere på at rapporter og vurderinger er ombudets egne.
• Personvernombudets styrke ligger ikke bare i å kontrollere, men også i å bidra til at virksomheten lykkes med sitt samfunnsoppdrag og forretning. For å oppnå dette må ombudet forstå virksomhetens kontekst, kommunisere på et språk som ledelsen og ansatte forstår, og være en støttespiller snarere enn kun en «bremsekloss». Britt Eva og Stian understreker viktigheten av jevnlig dialog med både ledelse og fagmiljøer, å avklare forventninger, og å sette faste møtepunkter. Et godt ombud synliggjør at personvernarbeid ikke er en hindring, men en investering i tillit, kvalitet og effektivitet.
• Bare 37 prosent av personvernombud opplever at ledelsen er interessert i arbeidet deres, men 76 prosent opplever at rådene de gir faktisk blir fulgt – ofte av andre deler av organisasjonen. Dette viser et gap mellom ledelsesforankring og praktisk etterlevelse.
• Ombudet må hjelpe ledelsen og virksomheten til å se personvern som en ressurs og et konkurransefortrinn, ikke bare som «plunder og heft». Godt personvernarbeid gir kontroll, handlingsrom og kan styrke virksomhetens verdi og omdømme – mens dårlig arbeid gir kostnader og forsinkelser i etterkant.
• Å finne sin plass som ombud tar tid og må sees som en kontinuerlig prosess. Nettverk og erfaringsdeling, både faglig og om hvordan rollen kan utøves i praksis, er verdifulle for å utvikle trygghet og kompetanse.
• For å bli oppfattet som en ressurs må ombudet kommunisere på et språk virksomheten forstår, være hjelpsom og vise at kritiske innspill er ment som støtte – ikke som motstand. Britt Eva og Stian foreslår å sette opp et årshjul og skape møteplasser internt for å forankre rollen.