Hva skal personvernerklæringen inneholde?

Når virksomheten skal lage en personvernerklæring, er første steg å få oversikt over hvilke behandlinger av personopplysninger dere gjør.

 Det er også viktig å få oversikt over hva som er formålet med behandlingene.

Dette bør være med i en personvernerklæring:

  1. Hvem er behandlingsansvarlig? Oppgi hvem som er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene. Dette kan være en person eller en virksomhet med utgangspunkt i hvem som bestemmer formålet og hvordan opplysningene behandles. Hvis den behandlingsansvarlige har delegert myndighet, skal virksomheten oppgi hvem som har det daglige ansvaret.
  2. Hva er formålet? Forklar formålet med behandlingen av personopplysningene, det vil si hvorfor opplysningene behandles.
  3. Hva er det rettslige grunnlaget? Oppgi hva som er behandlingsgrunnlaget for hver enkelt behandling, det vil si virksomhetens hjemmel for å behandle personopplysningene.
  4. Hvilke personopplysninger behandles? Gi en beskrivelse av hvilke typer personopplysninger som samles inn.
  5. Hvor hentes opplysningene fra? Gi informasjon om hvor personopplysningene hentes fra.
  6. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene? Hvis opplysningene hentes direkte fra den registrerte, må virksomheten opplyse om det er frivillig for vedkommende å oppgi personopplysningene.
  7. Utleveres opplysningene til tredjeparter? Opplys hvilke type opplysninger som utleveres og hvilke tredjeparter som er mottakere, dersom opplysningene utleveres til andre.
  8. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene? Beskriv hvilke rutiner virksomheten har for å slette og arkivere personopplysningene.
  9. Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder? Beskriv hvilke rettigheter og plikter allmennheten og den registrerte har etter personopplysningsloven. Dette gjelder retten til innsyn i egne personopplysninger, samt krav om retting eller sletting av mangelfulle eller uriktige opplysninger. Det bør komme tydelig frem hvilket lands lovverk som gjelder.
  10. Hvordan sikres opplysningene? Beskriv hvilke sikringstiltak virksomheten har ved behandling av personopplysningene, så langt åpenhet om dette ikke svekker sikkerheten.
  11. Kontaktinformasjon. Oppgi kontaktinformasjon og eventuelt skjema for innsyn, retting eller sletting, slik at brukeren enkelt kan ta kontakt ved behov.

Eksempel

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Datatilsynet samler inn og bruker personopplysninger.