Ofte stilte spørsmål

• Kommunen har laget elektronisk søknadsskjema for barnehageopptak. Er det tillatt?

  • Ja, det er tillatt med denne typen tjenester på Internett, men det forutsetter at kommunen har sikret tjenesten. Datatilsynet anbefaler generelt at søknadsskjemaer håndteres kryptert. Dersom søknadsskjemaet inneholder sensitive opplysninger skal det overføres kryptert. Kommunen må legge til rette for dette.

• Hvilke regler gjelder datanettverk på skoler? Skal elevnett og lærernett kjøres på to fysisk atskilte nettverk, eller kan de kjøres på samme nettverk?

  • Elever bør ikke tilkoples samme interne nettverk som kommunen benytter for en rekke andre formål (herunder lærernes elevadministrasjon). Men lærere kan selvfølgelig benytte nettverk i sammen med elever dersom denne bruken er tilpasset til hvilke opplysninger og sikringstiltak som iverksettes i dette nettverket. Se personopplysningsloven § 13, se også personopplysningsforskriftens kapittel 2.

• Hvilke IT-løsninger gir tilstrekkelig sikkerhet i min virksomhet?

  • Personopplysningsloven og personopplysningsforskriften stiller ingen konkrete krav til IT-løsninger. Den behandlingsansvarlige plikter, etter  personopplysningslovens § 13 og personopplysningsforskriftens kapittel 2, å gjennomføre en risikovurdering. Ut fra denne, må behandlingsansvarlig avgjøre om IT-løsningen gir tilstrekkelig sikkerhet og er i tråd med akseptabelt risikonivå.

    Datatilsynets veileder om risikovurdering

• Kan klasselister eller lignende leveres ut?

  • Lister over elever og barn i skoler og barnehager er etter den nye offentleglova med forskrift, som trådde i kraft 1. januar 2009, offentlige dokumenter. Hovedregelen er da at så lenge listene bare inneholder navn, adresse, telefonnummer og eventuelt fødselsnummer, er hele listen offentlig og kan oppgis ved krav om innsyn.

    Taushetsplikten vil likevel gjelde dersom noen av elevene har hemmelig telefonnummer eller adresse, eller dersom adressen røper et forhold som kan anses som personlig, for eksempel av vedkommende bor på en barnevernsinstitusjon. Dersom det i listen kommer frem informasjon om at eleven får tilrettelagt undervisning på grunn av ulike former for handikap eller atferdsproblemer, vil taushetsplikten også gjelde, skriver Justisdepartementet i brev til Datatilsynet.

    På grunn av den reelle faren for at personopplysninger kommer på avveier, råder Datatilsynet skolene til å vurdere behovet for og rutinene ved bruk av slike lister.

    Les mer om elevlister som offentlige dokumenter.

• Kan skolen/barnehagen kreve å få elevens og foresattes fødselsnummer?

  • Skolen må ha elevens fødselsnummer (11 siffer) i sitt register. Denne opplysningen trengs til entydig identifisering av elevene. Skolen kan registrere foresattes fødselsnummer dersom skolen har saklig behov for dette i forbindelse med administrasjon av skolen. For eksempel kan dette være aktuelt i forbindelse med betaling for skolefritidsordningen. Dette er fordi utgiftene kan trekkes fra på skatten, og derfor inberettes til skattemyndighetene.

    Dersom fødselsnummer registreres kun fordi systemet er lagt opp slik, er ikke kriteriet om saklig behov oppfylt. Hvis den som ber om fødselsnummer ikke kan vise til en lovhjemmel, eller ikke har et saklig behov, kan man nekte å gi fra seg opplysningene.

    Les mer om skolers og barnehagers bruk av fødselsnummer 

• Kan barnehagen/skolen filme og fotografere barna?

  • Dagligdagse gjøremål som filmes eller fotograferes for å studere samspillet mellom barn og voksne, vil verken være melde- eller konsesjonspliktig. Det bør heller ikke by på noe problem om lærere tar bilder av elever for å henge opp i klasserommet. Dersom man skal utlevere videoopptak eller bilder til foreldrene, kreves samtykke fra de foresatte til barna på videoen/bildet.

    Om man filmer eller fotograferer enkeltelever for å for eksempel studere adferdsvansker, vil det kreve samtykke fra de foresatte. Denne bruken vil som regel være konsesjonspliktig.

    Les mer om skole, barn og unge, samt bildebruk og samtykke på temasidene

    Vedvarende eller reglemessig kameraovervåking av barnehagen i åpningstiden vil som utgangspunkt være forbudt. Utenom åningstid kan overvåking skje hvis vilkårene i personopplysningsloven er oppfylt.

    Les mer om kameraovervåking.

• Kan skolen/barnehagen legge ut bilder av barna på Internett?

  • Bilder av elever er likestilt med personopplysninger. Dersom man publiserer bilder på Internett krever dette samtykke fra barnet selv, og fra elevens foresatte dersom barnet er under 15 år. (Samtykke kreves forøvrig også for publisering av bilder av ansatte på Internett.)

    Les mer:

    • "I beste mening" om bilder av barn på nett
    • Klassebilder på nett
    • Bilder på Internett
• Kan skolen loggføre og kontrollere elevenes internettbruk?

  • Hvis formålet med loggføringen er å kontrollere sikkerheten i datasystemet, trenger ikke skolen samtykke fra elever eller foresatte. Ved andre formål må skolen få samtykke fra den enkelte elev, eller fra foresatte om eleven er under 15 år. Skolen skal uansett informere elevene tydelig om at de legger igjen spor etter seg når de bruker maskinene. Det skal også opplyses om at sporene vil bli undersøkt, og hvorfor skolen gjør dette. Nye elektroniske læringsverktøy kan også gi vanskelige problemstillinger i forhold til personvern.

• Kan skolen gå inn i elevenes e-postboks på skolens system?

  • Skolen er elevenes arbeidsplass. Dersom skolen gir elevene tilgang på e-post over skolens system, må skolen forholde seg til de samme regler for innsyn som gjelder med hensyn til de ansatte.

    Les mer:
    Innsyn i ansattes e-post 

• Hvilke retningslinjer gjelder for bruk private PC-er på skolen?

  • Datatilsynets anbefalinger er laget for skoler, men passer også for andre som tillater bruk av private datamaskiner på sitt område og nett. (I punktene nedenfor vil "netteieren" være kommunen for barne- og ungdomsskolen, og fylket for videregående skoler. I noen tilfeller vil selve skolen kunne utpeke seg selv som "netteier".)

    1. Netteier må ta stilling til om den tillater at private datamaskiner skal kunne bringes inn og brukes på netteiers nett.
    2. Skolene har ikke anledning til å skaffe seg innsyn i innholdet på elevenes private datamaskiner selv om elevene benytter skolens nett.
    3. Netteier har ikke anledning til å foreta konfigurasjonskontroll på private datamaskiner. Imidlertid kan netteier informere og oppfordre til at brukere av private datamaskiner, som kobles opp mot netteiers nett, konfigurerer maskinene på en spesiell måte, for eksempel at antivirusverktøy benyttes.
    4. Netteier kan iverksette tilstrekkelige tiltak slik at netteiers nett ikke blir misbrukt til ureglementert aktivitet. Det må klart fremkommer hvilke forutsetninger som skal oppfylles for å bruke netteiers nett. Eksempel på tiltak kan være bruk av regelverk, brannmurer, filtre, soner, m.m.
    5. Netteier må begrense logging av aktivitet og bruk av netteiers nett til det som er sakelig begrunnet, samt informere brukerne om hva som logges og formålet med loggingen. Logging for å administrere systemet og for å ivareta sikkerheten på systemet kan gjøres i henhold til personopplysningsloven og forskriften, dersom slik logging ikke senere brukes til å overvåke eller kontrollere den enkelte.
• Hvilket ansvar har skolen for publisering av elevene i pressen?

  • Journalistisk virksomhet er unntatt store deler av personopplysningsloven. Alle journalister må følge "Vær varsom-plakaten", der det blant annet gis retningslinjer om intervju av barn.

    Dersom det skal tas bilder av elevene til journalistiske formål, må skolen sørge for å innhente samtykke fra de foresatte til de aktuelle elevene dersom elevene er under 15 år. Samtykket bør være skriftlig. Datatilsynet anbefaler dessuten at elevenes fulle navn ikke knyttes til bilde.