Plikter og rettigheter ved lydopptak:
Lydopptak i ulike situasjoner:
Plikter og rettigheter ved lydopptak
Personopplysningsloven gjelder når virksomheter gjør lydopptak av telefonsamtaler. Udypende informasjon om bestemmelsene finner du i veilederen "Lydopptak og personopplysningsloven" (pdf). Under finner du en oppsummering av reglene:
- Virksomheten må ha hjemmel i lov eller ha gyldig samtykke fra deg det gjøres opptak av.
- Formålet med opptaket må være uttrykkelig angitt og være saklig begrunnet i virksomheten.
Samtykke skal være aktivt, frivillig og informert
Samtykket fra deg det tas lydopptak av skal være aktivt, frivillig og informert, der
- aktivt betyr at du skal ha avgitt et skriftlig samtykke eller ha gjort et tastevalg på før opptaket starter
- frivillig betyr at du ikke skal tvinges til å gi ditt samtykke, eller at det skal medføre negative konsekvenser for deg dersom du ikke samtykker
- informert betyr at du skal få tilstrekkelig informasjon om opptaket slik at du vet hva du samtykker til
Informasjonsplikt
Virksomheten må informere deg før opptaket starter. De må informere om:
- at de har behov for eller ønsker å gjøre lydopptak av samtalen,
- formålet med opptaket, for eksempel opplæring
- at de ønsker ditt samtykke, og at dette er frivillig
- hvor lenge opptaket skal lagres
Rett til innsyn i lydopptaket
Du har rett til innsyn i det lydopptaket virksomheten har gjort med deg. Det betyr at du kan be om en kopi av opptaket av den virksomheten som er ansvarlig for opptaket (behandlingsansvarlig) eller den som utfører opptaket på deres vegne (databehandler). Kopien kan være en transkripsjon, eller utleveres som en lydfil i et alminnelig tilgjengelig format.
Sletting av lydopptaket
Virksomheten skal slette opptaket når formålet er oppfylt. Virksomheten må til enhver tid vurdere om det virkelig er nødvendig å fortsatt lagre opptakene. Vurderingen må gjøres konkret, delvis basert på virksomhetens egne erfaringer.
Sikker oppbevaring av lydopptaket
Opptakene skal oppbevares i tråd med kravene til informasjonssikkerhet. Dette betyr blant annet at virksomheten må sørge for tilfredsstillende sikring av opptakene for å unngå uautorisert tilgang.
Lydopptak i ulike situasjoner
Lydopptak kan være aktuelt i mange ulike situasjoner. Dersom opptakene skjer der det foreligger et ansettelsesforhold, må det tas hensyn til personvernet både til den ansatte og kunden som deltar i telefonsamtalen.
Nedenfor følger noen eksempler på tilfeller hvor lydopptak kan være aktuelt:
Nødnummer-samtaler
Opptak av anrop til nødsentraler berører både den ansatte som mottar nødsamtalen og den som ringer inn:
- Opptak av ansatte vil kunne hjemles i personopplysningsloven § 8 bokstav f. Bestemmelsene sier at opptak kan gjøres dersom virksomheten (behandlingsansvarlig) skal ivareta en berettiget interesse, og hensynet til den ansatte ikke overstiger denne interessen. Som ansatt skal du få informasjon om formålet med opptakene, samt rutiner for lagring og sletting av disse.
- Opptak av innringerne vil kunne hjemles i personopplysningsloven § 8 bokstav c. Bestemmelsen omhandler behandling av personopplysninger for å ivareta den enkeltes vitale interesser. I slike tilfeller vil samtykke være upraktisk, fordi dette handler om helt spesielle situasjoner der liv eller helse kan stå på spill. I slike tilfeller kan det også være aktuelt å gjøre unntak fra informasjonsplikten av hensyn til deg som innringer.
Opptakene skal ikke oppbevares lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet. Nødsentralen må derfor vurdere hvor lenge det er nødvendig å lagre opptakene, og ha rutiner for regelmessig sletting.
Kvalitetssikring, oppfølging og opplæring av arbeidstakere
Arbeidsgiver skal benytte det minst inngripende tiltaket overfor den ansatte. Når formålet er opplæring eller oppfølging av ansatte, kan arbeidsgiver som regel benytte andre metoder enn lydopptak. Medlytt er et eksempel på dette. Dette innebærer at den som står for opplæringen lytter til samtalen mens den pågår, uten at samtalen tas opp.
Hvis formålet kan oppnås ved hjelp av medlytt, skal denne metoden alltid benyttes fremfor avlytting eller opptak. I de fleste tilfeller innebærer ikke medlytt behandling av personopplysninger og vil derfor falle utenfor loven.
Dersom lydopptak fremstår som den eneste metoden vil arbeidsgiver kunne pålegge lydopptak overfor ansatte. Slike opptak kan i utgangspunktet ikke baseres på samtykke fordi arbeidstakere sjeldent vil oppleve det som frivillig. Lydopptak av ansatte vil i slike tilfeller kunne hjemles i personopplysningsloven § 8 bokstav f. 4.3
Dokumentasjon av avtaleinngåelse
Virksomheter som gjør lydopptak for å dokumentere avtaleinngåelser, skal på forhånd innhente samtykke med deg som avtalpart. Det må da klart fremkomme hva som er formålet med opptakene og hvor lenge de skal oppbevares. Virksomheten må gjøre en konkret vurdering av hvor lenge opptak til dette formålet skal lagres.
Hvis en selger eller tjenesteyter kontakter deg uanmodet, kreves det at du aksepterer tilbudet skriftlig for at avtalen skal være bindende.
For at samtykket skal være frivillig, forutsettes det at du har valget mellom å bekrefte avtalen per sms, skriftlig eller si ja til lydopptaket. I enkelte tilfeller vil det være praktisk umulig å innhente et frivillig samtykke, slik som når drosjesentraler har behov for å dokumentere bestilling av drosje. I slike tilfeller vil lydopptak kunne hjemles i personopplysningsloven § 8 bokstav f).
Virksomheten vil normalt ikke ha behov for å oppbevare lydopptaket når avtalen er bekreftet skriftlig, eller det er uomtvistet at avtale er inngått mellom partene. Opptaket må da slettes.
Lydopptak er direkte lovhjemlet i ett tilfelle: Lov om verdipapirhandel § 9-7, samt tilhørende forskrift. I henhold til dette regelverk har alle verdipapirforetak en plikt til å foreta opptak i forbindelse med kjøp og salg av verdipapirer. Les mer i veilederen "Lydopptak i verdipapirforetak".
Datatilsynet gjør oppmerksom på at lydopptak ikke alltid vil være tilstrekkelig dokumentasjon for at det er inngått avtale med det innhold selger påberoper seg. Dette reguleres i utgangspunktet av avtaleretten, men for enkelte avtaler er det krav om skriftlighet. Dette gjelder blant annet for:
- inngåelse av kredittavtale (Jf. finansavtaleloven § 48 første ledd),
- kraftleveringsavtale 8 Jf. forskrift nr. 301 av 3. november 1999 til energiloven § 2-2 annet ledd), og
- bytte av teletilbyder (Jf. forskrift nr. 401 av 16. februar 2004 til ekomloven § 3-6).
Sikkerhetshensyn, for eksempel ved trusler
Opptak bør kun gjøres i helt spesielle tilfeller, og kun settes i gang dersom man havner i en reell trusselsituasjon. Medarbeidere som utsettes for trusler i en pågående samtale kan i slike situasjoner gjør lydopptak. Det forutsettes at virksomheten har utarbeidet rutiner for hvordan medarbeidere skal håndtere slike samtaler. Eventuelle opptak skal slettes dersom det ikke er aktuelt å bruke dem i etterforskningsøyemed.
Last ned:
For utdyping av personvernbestemmelsene om lydopptak, last ned veilederen "Lydopptak og personopplysningsloven" (pdf)