Innsyn i lønnsopplysninger

Når kan en tillitsvalgt og ansatte få innsyn i lønnsopplysninger?

Det må skilles mellom innsyn i lønnsopplysninger i offentlig og privat sektor. Det skal som hovedregel gis innsyn i dokumenter som viser lønnsopplysninger dersom noen ber om dette (offentleglova § 3). Slike dokumenter kan vise medlemskap i en fagforening som igjen kan opplyse om medlemmenes politiske holdning. Dersom opplysningene viser medlemmenes politiske holding, kan de være taushetsbelagte (offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13 nr. 1).

Innsyn i forkant av lønnsforhandlinger

Tre scenarioer for tillitsvalgtes adgang til innsyn:

  1. Lønnsopplysninger på gruppenivå (fem eller flere ansatte innenfor samme stillingskategori)

    Det er som regel tilstrekkelig for tillitsvalgte å få kjennskap til opplysninger om ansattes lønn på gruppenivå. 

    Utlevering av slike opplysninger rammes som hovedregel ikke av personopplysningsloven dersom det er fem eller flere ansatte innenfor samme stillingskategori. Dette fordi opplysningene som oftest ikke kan knyttes til identitet. Unntaket er når opplysningene er så detaljerte at det i realiteten kan avdekkes hvem opplysningene gjelder. Opplysninger om at lønnsmottagere er fagorganiserte eller ikke, kan på samme måte hentes ut på gruppenivå. Dersom det er minst fem av hvert kjønn innenfor en stillingskategori, kan også opplysninger om kjønn knyttes til lønnsopplysningene.
  2. Lønnsopplysninger på individnivå (grupper med fire eller færre innenfor samme stillingskategori) om andre ansatte i virksomheten, men ikke hvor opplysningene kan knyttes til medlemskap i fagforening)

    Når det ikke er mulig å utlevere lønnsopplysninger i anonymisert form, vil tillitsvalgtes innsyn i lønnsopplysninger på individnivå, altså når det er fire eller færre innenfor samme stillingskategori, om andre enn egne medlemmer, kunne finne behandlingsgrunnlag i personopplysningsloven § 8 bokstav f, forutsatt at den tillitsvalgte underskriver en taushetserklæring før det gis innsyn. Det skal fremgå av taushetserklæringen at opplysningene bare skal brukes i tilknytning til lønnsforhandlingssituasjoner, at opplysningene ikke skal utleveres til andre, og at den tillitsvalgte for øvrig forplikter seg til å behandle opplysningene i tråd med personopplysningsloven. Videre må det gis informasjon til den registrerte (den det utleveres opplysninger om) i tråd med personopplysningsloven § 20. 

    Lønnsopplysninger kan imidlertid ikke knyttes til medlemskap i annen fagforening, da det oppstilles tilleggsvilkår ved en behandling av sensitive personopplysninger, jf. personopplysningsloven § 9 jf. § 2 nr. 8.
  3. Lønnsopplysninger på individnivå (grupper med fire eller færre innenfor samme stillingskategori) om andre ansatte i virksomheten, knyttet til opplysninger om medlemskap i fagforening

    Utlevering av lønnsopplysninger til tillitsvalgt, på individnivå knyttet til medlemskap i fagforening kan kun skje dersom det foreligger et samtykke fra den registrerte, jf. personopplysningsloven § 9 bokstav a. 

    Datatilsynet understreker at man her snakker om innsyn i lønnsopplysninger på generelt grunnlag i forkant av lønnsforhandlinger. 

Innsyn for fagforeninger i det offentlige

Innsyn i offentlige saksdokumenter er regulert i offentleglova. Slike dokumenter er offentlige, også de som inneholder lønnsopplysninger. Alle kan derfor kreve innsyn i dokumenter som omhandler avlønning.

Vi gjør oppmerksom på at visse dokumenter med lønnsopplysninger også vil inneholde opplysninger om medlemskap i en fagforening, noe som igjen kan si noe om medlemmenes politiske holdning. Dette er taushetsbelagte opplysninger som ikke skal utleveres (offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13 nr. 1).

Innsyn i private virksomheter 

1. Oversikt over lønnsopplysninger på gruppenivå kan utleveres når det er fem eller flere personer innenfor samme stillingskategori. Behandlingen faller som hovedregel utenfor virkeområdet til personopplysningsloven.

2. Lønnsopplysninger på individnivå (grupper med fire eller færre innenfor samme stillingskategori) om andre ansatte i virksomheten, kan bare utleveres når tillitsvalgt har undertegnet en taushetserklæring. Gjelder ikke når lønnsopplysningene kan knyttes til medlemskap i fagforening

3. Lønnsopplysninger på individnivå (grupper med fire eller færre innenfor samme stillingskategori) om andre ansatte i virksomheten, knyttet til opplysninger om medlemskap i fagforening, kan bare utleveres dersom det foreligger et samtykke fra den registrerte. 

Innsyn for arbeidstakere

Det finnes imidlertid også muligheter for innsyn for arbeidstakere som lurer på om det foregår forskjellsbehandling. Disse innsynsmulighetene gjelder:

  • Forskjellsbehandling på bakgrunn av kjønn av personer som utfører arbeid av lik verdi (likestillingsloven)
  • Forskjellsbehandling på bakgrunn av det å være organisert i fagforening eller å stå som uorganisert. (Det såkalte ”ufravikelighetsprinsippet” i arbeidsretten )
  • Offentleglova gir i tillegg rett til innsyn i en rekke offentlige virksomheter, samt noen private virksomheter som omfattes av denne loven.

Spørsmål og svar

Se alle spørsmål og svar om arbeidsliv