Virksomhetene har plikt til å behandle personopplysninger på en åpen måte. Dette innebærer at de må gi kort og forståelig informasjon om hvordan de behandler personopplysningene. Det stilles også krav til hvordan de kommuniserer med enkeltpersoner.
Rett til informasjon
En virksomhet kan kommunisere med enkeltpersoner på mange måter – for eksempel gjennom personvernerklæringer, når brukerne/kundene skal ivareta rettighetene sine eller når det skal informeres om avvik. Virksomheten må da kommunisere på en kortfattet, åpen, forståelig og lett tilgjengelig måte. Språket skal være klart og enkelt, særlig når informasjonen er spesifikt rettet mot barn.
Dette betyr blant annet at:
- virksomhetene ikke kan bruke juridisk eller teknisk sjargong når de kommuniserer om personopplysninger
- informasjonen skal være forståelig for målgruppen, og ha klart språk og god struktur
- informasjonen skal være konkret (virksomheter bør unngå formuleringer som «vi kan bruke personopplysninger til …»)
- informasjon om behandling av personopplysninger må være adskilt fra annen informasjon (for eksempel brukervilkår)
- det skal ikke være nødvendig for brukerne/kundene å måtte lete etter informasjon om behandling av personopplysninger
- det skal være lett for den enkelte å finne frem i informasjonen (for eksempel dersom hun bare lurer på hvordan personopplysninger behandles når hun tar kontakt med kundeservice)
- den enkelte skal ikke måtte sette seg inn i store mengder informasjon for å forstå hva som skjer med egne opplysninger
Alle brukere/kunder/registrerte har krav på å få informasjon gratis.
Mer om informasjon og åpenhet
Vi har laget utdypende veiledning om informasjon og åpenhet der du kan lese mer om:
- hva virksomheten skal gi informasjon om
- når den skal gi informasjonen
- hvordan den skal gi den
- unntak fra informasjonsplikten