Simplifai

Arkivering er et felt med stort potensial for effektivisering ved digitalisering, og det er stor interesse for å bruke kunstig intelligens til dette. Det reiser mange interessante personvernproblemstillinger.

Offentlig sektor forteller at de ikke klarer å etterleve kravene i eksempelvis forvaltningsloven og arkivloven med dagens manuelle prosesser. I tillegg er det store hull i journalføring og arkivering, fordi mye arkivverdig informasjon “blir liggende” i de ansattes e-postkasser. Prosjektet har som målsetning å avklare hvordan en løsning med kunstig intelligens kan benyttes for automatisk arkivering av korrespondanse. 

Personvern og arkivering blir ofte oppfattet som motsetninger. Stereotypen er at arkivaren vil spare på alt, mens personvernet krever at alt slettes. Det er riktignok mer nyansert enn som så. Det er mye godt personvern i å spare på de riktige dokumentene. Arkivaren har heller aldri ubegrenset lagringskapasitet, og ønsker heller ikke at det virkelig arkiveringsverdige skal drukne i mengden av mye annet.

Men å velge ut hva som skal arkiveres og ikke, er ikke bare enkelt. Og det er særdeles ressurskrevende. Så Simplifai ønsker å utforske muligheten for å ta i bruk maskinlæring for å identifisere og foreslå hvilke eposter og tilhørende dokumenter som regnes som arkivverdige.

Sandkasseprosessen

Simplifai har allerede deltatt i Arkivverkets sandkasse, der de utviklet DAM, en løsning for automatisk arkivering av e-post ved bruk av kunstig intelligens. Arkivverkets sandkasse konkluderte med at DAM kan brukes på fellesepostkasser, som for eksempel post@adresser (altså ikke på private jobbepostkasser).

Men for at DAM skal fungere etter hensikten, slik det her er ment på ansattes epost som individuell DAM, må den underliggende KI-modellen trenes med alle typer relevante data som kan forekomme i korrespondansen, deriblant personopplysninger og særlige kategorier personopplysninger. Om dette kan gjøres med godt personvern, og eventuelt hvordan, er hovedproblemstillingen Simplifai tar med seg inn i sandkassa.