Til Datatilsynet

Til startsiden til Datatilsynet

Veileder

Personvernombud etter nytt regelverk

Hvem må ha personvernombud?

Styrkingen av personvernombudets rolle er godt nytt for personvernet. Erfaringsmessig har Datatilsynet sett at det å ha en person med kunnskap om og fokus på personvern i en virksomhet kan gjøre en stor forskjell. Vi oppfordrer derfor alle virksomheter til å opprette personvernombud, uavhengig om de er pålagt å ha det eller ikke.

Personvernombud vs. personvernrådgiver

I den foreløpige oversettelsen av forordningen som er gjort tilgjengelig i forbindelse med høringen av nytt personvernregelverk, er begrepet «personvernrådgiver» brukt om det som kalles «personvernombud» i dagens regelverk. Hvilket begrep som skal brukes blir avgjort i forbindelse med at Stortinget skal vedta den nye loven – sannsynligvis tidlig i 2018. Inntil noe annet er endelig bestemt vil Datatilsynet bruke «personvernombud» som er innarbeidet i praksis gjennom over ti år og som er godt kjent blant virksomheter i Norge.

Mange virksomheter blir pålagt å opprette personvernombud. Artikkel 37 i forordningen sier at både behandlingsansvarlige og databehandlere skal utpeke et personvernombud dersom:

  1. behandlingen utføres av en offentlig myndighet eller et offentlig organ, bortsett fra domstoler som handler innenfor rammen av sin domsmyndighet
  2. den behandlingsansvarliges eller databehandlerens hovedvirksomhet består av behandlingsaktiviteter som på grunn av sin art, sitt omfang og/eller formål krever regelmessig og systematisk monitorering i stor skala av registrerte, eller
  3. den behandlingsansvarliges eller databehandlerens hovedvirksomhet består av behandling i stor skala av særlige kategorier av opplysninger i henhold til artikkel 9 (sensitive personopplysninger) eller personopplysninger knyttet til straffedommer og straffbare forhold som er nevnt i artikkel 10.

Med mindre det er helt opplagt at en virksomhet ikke er pålagt å ha ombud anbefaler Datatilsynet at virksomheten dokumenterer de vurderingene som har blitt gjort dersom personvernombud ikke blir opprettet. Dokumentasjonen er nødvendig for å kunne vise at dere har gjennomført en reell vurdering, der alle relevante faktorer har blitt tatt med. Vurderingene bør oppdateres ved behov, for eksempel hvis dere starter nye behandlinger av personopplysninger som kan være omfattet av de tre punktene over.

Hva faller innenfor «offentlig myndighet og organ»?

Forordningen definerer ikke hva offentlig myndighet og organ betyr i vår sammenheng, og det er opp til hvert land å definere ut i fra sitt lovverk og kontekst. Per i dag vet vi ikke hvordan den nye norske personvernlovgivningen vil avgrense dette.

En mulig fortolkning av «offentlig myndighet eller et offentlig organ» kan ta utgangspunkt i offentlighetsloven § 2. Det vil i så fall innebære at organer som er underlagt offentlighetsloven som utgangspunkt også skal ha plikt til å opprette personvernombud. Dette vil bli avklart når den nye lovgivningen vedtas i Stortinget.

Hvem innen privat sektor må ha ombud?

Virksomheter som har som hovedvirksomhet å gjøre følgende i stor skala må opprette personvernombud:

  • regelmessig og systematisk monitorering av personer
  • behandling av sensitive personopplysninger, eller opplysninger om straffbare forhold

Nedenfor forklarer vi nærmere hvordan de ulike begrepene kan tolkes:

Hovedvirksomhet

Dette er kjerneaktiviteter som er nødvendig for å oppnå virksomhetens mål. Hvis behandling av personopplysninger er uløselig forbundet med virksomhetens produkter eller tjenester skal det ses på som en hovedvirksomhet.

To eksempler

Et sykehus sin hovedvirksomhet å gjøre folk friske, men sykehuset kan ikke gjøre det uten å behandle personopplysninger i stor skala. Sykehuset er derfor pålagt å ha personvernombud.

Et sikkerhetsselskap utfører kameraovervåking på flere kjøpesentre. Å sørge for sikkerheten er hovedvirksomheten, men dette forutsetter behandling av personopplysninger. Sikkerhetsselskapet blir derfor pålagt å ha personvernombud.

 Personaladministrasjon og vanlig IT-støtte er standard i alle virksomheter og blir i denne sammenheng ikke sett på som hovedvirksomhet. Dermed utløses ikke pålegget om å ha personvernombud.

Stor skala

Forordningen definerer ikke hva som ligger i begrepet stor skala. Følgende faktorer bør imidlertid tas med i en vurdering av om en behandling er i stor skala, eller ikke:

  • antallet personer det behandles opplysninger om
  • mengden og omfanget av personopplysningene som blir behandlet
  • varigheten av behandlingen
  • det geografiske omfanget av behandlingen

Eksempler på aktører som foretar behandling av personopplysninger i stor skala er sykehus, offentlige transportsystemer i en by, banker, forsikringsselskaper, søkemotorer på internett og internett- og teletilbydere.

Eksempler på aktører som ikke vil komme inn under begrepet som stor skala er fastleger eller advokater som kun behandler opplysninger for et begrenset antall pasienter eller kunder.

Regelmessig og systematisk

Heller ikke her gir forordningen en definisjon, men følgende punkter bør legges til grunn i en vurdering:

Regelmessig

  • Behandlingen av personopplysninger skjer løpende eller jevnlig i en bestemt periode
  • Behandlingen gjentas på bestemte tidspunkter

Systematisk

  • Behandlingen av personopplysninger skjer etter et system
  • Behandlingen er forhåndsbestemt, organisert eller metodisk
  • Behandlingen skjer som en del av en generell plan for datainnhenting
  • Behandlingen skjer som en del av en strategi

Monitorering

Dette beskrives nærmere i fortalepunkt nummer 24 («fortale» er en innledende forklaring til de enkelte paragrafene i lovteksten):

For å fastslå om en behandlingsaktivitet kan anses som monitorering av de registrertes atferd bør det bringes på det rene om det skjer sporing av fysiske personer på internett, herunder en mulig påfølgende bruk av teknikker for behandling av personopplysninger som innebærer profilering av en fysisk person, særlig med det formål å treffe avgjørelser om vedkommende eller analysere eller forutsi vedkommendes personlige preferanser, atferd eller holdninger.

Oppsummert omfatter «monitorering» i denne sammenhengen alle former for sporing og profilering på nettet, inkludert persontilpasset reklame.

Begrepet monitorering begrenses imidlertid ikke bare til aktiviteter på internett. Eksempler på aktiviteter som kan komme inn under begrepet monitorering er:

  • drift av et telekommunikasjonsnettverk
  • målrettet e-postreklame
  • profilering og vurdering i forbindelse med kredittvurdering
  • sporing av lokasjon i mobilapplikasjoner
  • monitorering ved bruk av helsearmbånd
  • kundeklubber eller lojalitetsprogrammer
  • kameraovervåking
  • bruk av internettilknyttede enheter, som for eksempel smarte biler, automatiske strømmålere, smarthus og lignende


«Særlige kategorier av opplysninger samt personopplysninger knyttet til straffedommer og straffbare forhold» refererer til definisjoner i artikkel 9 og 10:

Sensitive opplysninger/særlige kategorier av personopplysninger (art. 9):

  • rasemessig eller etnisk opprinnelse
  • politisk oppfatning
  • religiøs eller filosofisk overbevisning
  • fagforeningsmedlemskap
  • behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person
  • helseopplysninger
  • opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle legning

Straffbare forhold (art. 10):

  • personopplysninger i forbindelse med straffedommer og straffbare forhold eller tilknyttede sikkerhetstiltak

Vi har laget en forenklet trinn-for-trinn-veiledning du kan laste ned og gå gjennom dersom du er usikre på om din virksomhet har plikt til å opprette personvernombud etter det nye regelverket.

Kan virksomheten opprette personvernombud på frivillig basis?

Datatilsynet oppfordrer alle virksomheter som gjør en omfattende innsamling og bruk av personopplysninger, eller som behandler opplysninger som er særlig beskyttelsesverdige, om å opprette et personvernombud. Dette gjelder også de som ikke er pålagt å gjøre det. Vær da oppmerksom på at dersom dere oppretter ombud på frivillig initiativ, vil artiklene 37-39 i forordningen gjelde på lik linje som for lovpålagte ombud. Et personvernombud er, uansett om det er pålagt eller frivillig, utnevnt for alle behandlingene av personopplysninger som skjer i virksomheten.

En virksomhet står selvfølgelig fritt til å ansette eller leie inn arbeidskraft for å ivareta personvernet uten at denne eller disse personene har rollen som personvernombud. I slike tilfeller er det viktig at det kommer tydelig fram, både innad og utad i virksomheten, at tittelen, oppgavene og rollen til disse ikke kan forveksles med et personvernombud.

Må også databehandlere opprette personvernombud?

Både den behandlingsansvarlige og databehandler er pålagt å ha personvernombud hvis kriteriene i artikkel 37 er oppfylt. Avhengig av hvem som oppfyller kriteriene kan det være enten behandlingsansvarlig eller databehandler som er pålagt å ha personvernombud, men det kan også være begge.

Et personvernombud som er utnevnt av en databehandler har også ansvar for de øvrige behandlingene som databehandlervirksomheten er behandlingsansvarlig for (for eksempel IT, personal/HR, logistikk og lignende).

Ett ombud for flere virksomheter?

Et konsern kan oppnevne ett felles personvernombud, forutsatt at alle virksomhetene innen konsernet har enkel tilgang til vedkommende. Flere offentlige myndigheter eller organer kan også utnevne et felles ombud på vegne av flere. Dette forutsetter imidlertid at det er forsvarlig ut fra virksomhetenes struktur og størrelse, og ikke minst ut fra omfang og kompleksitet når det gjelder de personopplysningene som behandles.

Ikke mer enn ett ombud i en og samme virksomhet

Det er kun mulig å ha ett ombud per virksomhet. Virksomheten står imidlertid fritt til å gi flere medarbeidere personvernrelaterte oppgaver, gjerne knyttet opp mot personvernombudet.

Internt eller eksternt ombud?

Personvernombudet kan være ansatt i virksomheten eller utføre oppgavene på grunnlag av en tjenesteavtale med ekstern leverandør. En fordel med å ha et ombud internt i virksomheten er at medarbeideren ofte kjenner virksomheten bedre og lettere kan fange opp problemstillinger som oppstår underveis. En fordel med eksterne ombud er at ombudet gjerne har bred erfaring og kunnskap som kan være en fordel for virksomheter som opplever at det er utfordrende å tilegne seg den nødvendige kompetansen.

Hvis ombudet er internt må vedkommende være det som gjerne kalles «en fysisk person». Det vil si et menneske, til forskjell fra det som kalles en «juridisk person», eller en organisasjonsenhet. Også der personvernombudsrollen ivaretas av en ekstern leverandør må det tilbys fysiske kontaktpersoner for den enkelte virksomheten som leverandøren av tjenesten ivaretar ombudsrollen for. 

Personvernombud

Les mer om personvernombudsordningen på vår samleside. Her finner du utfyllende informasjon om hva ordningen går ut på og pliktene et ombud har, registreringsskjema, hvilke kurs og seminar som finnes, samt kontaktinformasjon.

Personvernombud