Lydopptak i verdipapirforetak

Datatilsynets kontroller hos Sparebank 1 Markets AS og Navigea Security, avdekket at de som ringer inn ikke informeres om at samtalen tas opp. Det var heller ikke gode nok rutiner for at kundene kunne få innsyn i samtalene de har hatt med meglerne.

Kontrollene ble gjennomført i oktober 2012. Temaet var virksomhetens behandling av personopplysninger, særlig i forbindelse med lydopptak.  

Hvorfor skal samtalene tas opp

Det er tre grunner til hvorfor samtalene skal tas opp:

  • Melgerhusene har plikt etter verdipapirforskriften til å ta opp telefonsamtaler. Grunnen til dette er at Finanstilsynet og Økokrim skal kunne kontrollere foretakene nærmere, særlig ved mistanke om at noe ulovlig skjer eller har skjedd.
  • Lydopptakene benyttes for å klarlegge hva som har skjedd i klagesaker. Oppdragene meglerhusene utfører involverer som regel betydelige beløp. Det er derfor viktig å kunne etterprøve hvilke avtaler som har blitt inngått.
  • Meglerne skal kunne dobbeltsjekke hvilke avtaler de har gjort med kunden før de utfører oppdraget. Dette er en god måte å unngå misforståelser eller annet som kan føre til feil. 

Kundene skal få innsyn

For kundene vil det være viktig å kunne etterprøve hvilke råd de har fått om avtaler eller investeringer. For å kunne gjøre det, må de få innsyn i samtalene med meglerhusene. Tidligere har meglerhusene kun gitt innsyn ved oppmøte. Datatilsynet mener dette ikke oppfyller kundens rett til innsyn fordi det i mange tilfeller blir for vanskelig tilgjengelig for kundene. Meglerhusene er derfor pålagt å utlevere opptak av telefonsamtaler til de som ber om det.

Informasjonsplikt

Når en virksomhet gjør lydopptak av samtaler som inneholder personopplysninger, har de plikt til å informere om dette. Samtidig skal det foreligge skriftlige rutiner for hvordan informasjonsplikten håndteres i virksomhetens internkontroll. Det betyr at den som opplysningene samles inn fra skal informeres når innsamlingen finner sted. Informasjon om dette på nettsider eller i kontrakter er ikke tilstrekkelig.  Meglerhusene må derfor sørge for å få på plass rutiner som sikrer at alle som kontakter meglerhuset blir informert om at samtalene tas opp.

Navigea Security og Sparebank 1 Markets har frist til 31. oktober 2013 for å følge påleggene i Datatilsynets vedtak. 

Last ned: 

Klaget til Personvernnemnda, men fikk ikke medhold

Sparebank1 Markets klaget på Datatilsynets vedtak. Klagen handlet om hvordan innsyn i lydopptak skal gis. Foretakene argumenterte med at kundene ikke skulle få lydfilene fysisk utlevert. De mener det strider mot den ansattes krav på personvern, fordi ansatte i slike samtaler kan tenkes å fortelle om private forhold. Argumentet var derfor at virksomheten ikke kunne utlevere samtalene av hensyn til den ansattes personvern.

Personvernnemda tok ikke klagen til følge, som betyr at Datatilsynets vedtak oppretteholdes. Nemnda mener begge parter er kjent med at det gjøres lydopptak, og at det skal kunne kreves innsyn skriftlig (transkripsjon), hos den behandlingsansvarlige eller dennes databehandler eller i form av en lydfil.

Last ned: