Høringssvar om endringer i boliglovene
Forslaget fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har etter vår vurdering en svakhet ved at forholdet til personvernforordningen og kravene den stiller ikke er kommentert.
Lovforslaget likestiller blant annet papirbasert og elektronisk kommunikasjon, fysisk og elektronisk signatur på protokoller og stiftelsesdokumenter. I tillegg likestilles digitale årsmøter, generalforsamlinger og styremøter med fysisk oppmøte.
Boligbyggelagene har i lengre tid etterspurt lovendringer som tillater flere elektroniske hjelpemidler i kommunikasjon med beboere og avvikling av årsmøter. Dette har KMD nå imøtekommet, og endringene som ble foreslått denne gangen er derfor permanente lovendringer. Som utgangspunkt er vi positive til at departementet legger til rette for at sameier, borettslag og boligbyggelag kan fortsette sin aktivitet i en tid hvor man er underlagt restriksjoner som forhindrer den vanlige aktiviteten med årsmøter og generalforsamlinger.
Vi mener likevel at det er mangler klare henvisninger til personvernregelverket.
Uavklart om fjernmøteteknologi
Våre kommentarer går i hovedsak ut på at forholdet til personvernforordningen ikke er kommentert i høringsnotatet:
- Det står ikke beskrevet i høringen hvilke elektroniske hjelpemidler man ser for seg at kan benyttes. Særlig overlater forslaget til styrene selv å finne ut hvordan de kan avholde årsmøter og generalforsamlinger ved bruk av fjernmøteteknologi.
- Personvernforordningen artikkel 32 stiller krav til sikkerhet ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Dette er ikke nevnt.
- Dersom det er boligforvalterne som skal stille med den tekniske løsningen for å gjennomføre dette i praksis, kan det være krav til at det inngås en databehandleravtale mellom borettslaget og den som drifter den tekniske løsningen. Kravene til en slik avtale følger av artikkel 28 i personvernforordningen.
Lav terskel før forordningen får anvendelse
Personvernforordningen får anvendelse på elektronisk behandling av personopplysninger. Personopplysninger er i personvernforordningen definert som enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
Det skal derfor ikke mye til før forordningen får anvendelse. Dette innebærer at borettslag og sameier som benytter elektroniske løsninger og fjernmøteteknologi for å avholde digitale møter, kommunisere med beboere og lagre informasjon om identifiserbare personer, må forholde seg til kravene i regelverket.
Kort høringsfrist
Departementet foreslår forskriftshjemler som gir adgang til å regulere oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, hva som skal regnes som trygg og forsvarlig utarbeidelse og oppbevaring, og om sikkerhetsnivået for signatur. Vi mener at noen av disse problemstillingene bør klargjøres i forbindelse med arbeidet med en slik forskrift.
Vi stiller dessuten spørsmål ved den korte høringsfristen. Høringen bygger riktignok på en tidligere høringsrunde om midlertidige endringer med hjemmel i koronaloven, men denne gangen foreslås det permanente lovendringer utover det som er nødvendig for å avhjelpe situasjonen vi nå befinner oss i. Et lovforslag med permanente endringer med frist på én uke, framstår etter vår vurdering noe forhastet fra departementets side.