Ofte stilte spørsmål

• Har arbeidstaker innsynsrett i personalregisteret / personalmappa?

  • Ja, arbeidstaker har som hovedregel rett til innsyn i personopplysningene arbeidsgiveren har lagret om ham med noen få unntak. Retten til innsyn etter personopplysningsloven § 18, 2. ledd gjelder uavhengig av om disse lagres i personalmappen eller andre steder. Enkelte unntak er regulert i personopplysningsloven § 23, men terskelen for å gjøre unntak er høy.

    Les mer og finn brevmal som kan benyttes ved krav om innsyn

    De samme reglene om rett til innsyn i opplysninger om en arbeidssøker hos arbeidsgiveren gjelder for rekrutteringsbyråene.

• Hvem kan få tilgang til opplysninger arbeidsgiveren har lagret om en arbeidstaker?

  • Arbeidsgiverens personalopplysninger skal behandles konfidensielt. Bare personer med tjenstlig behov for opplysningene skal ha tilgang. Arbeidsgiveren må derfor legge opp til et system som gjør at informasjon fra personalregisteret ikke er tilgjengelig for uvedkommende. Personalkontoret skal for eksempel ikke la en datamaskin stå fremme slik at alle kan se personalopplysninger på skjermen. Det samme kravet til konfidensialitet gjelder tilgang til utskrifter med slik personinformasjon. Arkivskap hvor personalmappene oppbevares skal derfor ikke stå ulåst eller tilgjengelig for uvedkommende.

    Arbeidsgiveren har rett til å gi de tillitsvalgte opplysninger om en ansatt sin stilling og lønn i tilknytning til lønnsforhandlinger. Hvis det er mulig, skal opplysningene gis anonymt. I tillegg kan Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte kreve å få opplyst hvor mange timer overtid en ansatt jobber. Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte er i så fall underlagt de samme kravene til konfidensialitet som arbeidsgiver.
    Les mer om lønnsopplysninger til tillitsvalgte

    Arbeidsgiveren er også forpliktet til å gi en del opplysninger om arbeidstakerne videre til trygdeetaten, ligningsvesenet og Arbeidstilsynet. Arbeidsgiveren kan derimot ikke gi opplysninger om ansatte videre til privatpersoner eller forsikringsselskap uten samtykke.

    Utlevering av opplysninger om tidligere ansatte til deres nye arbeidsgivere, krever også samtykke. Uttalelser som er den tidligere arbeidsgiverens personlige meninger kan likevel ikke defineres som utlevering av personopplysninger, og krever ikke samtykke. Den nye arbeidsgiveren bør imidlertid ikke lagre denne typen informasjon uten å informere den ansatte slik at denne kan gi sine kommentarer til uttalelsene.

• Kan arbeidsgiver lese ansattes private e-poster og filer?

  • Arbeidsgiveren vil som hovedregel ikke ha rett til å gjøre innsyn i arbeidstakerens e-postkasse eller arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanettverk. Det finnes likevel situasjoner der arbeidsgiver har rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post. Dette gjelder for eksempel dersom det er nødvendig for å ivareta den daglige driften, eller ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på pliktene som følger av arbeidsforholdet.

    Arbeidstakeren skal så langt som mulig varsles, og få anledning til å uttale seg, før arbeidsgiver gjennomfører innsyn. Arbeidsgiveren må begrunne hvorfor vilkårene for innsyn er oppfylt, og orientere om arbeidstakers rettigheter, blant annet at arbeidstakeren som hovedregel skal gis anledning til å være til stede når innsynet gjennomføres.

    Innsyn i e-post er regulert i personopplysningsforskriften kapittel 9.

    Les mer om innsyn i e-post

• Har jeg rett til å få vite hva som er registrert om meg hos kredittopplysningsvirksomheten?

  • Du har rett til å få vite hva byråene har registrert om deg til bruk i kredittopplysningsvirksomheten uten at dette skal koste deg noe. Du må da henvende deg til kredittopplysningsvirksomheten for å få innsyn i hvilke opplysninger om deg som er registrert. 

    Du skal få forhåndsvarsel når opplysninger om deg som har betydning for kredittvurdering av deg innføres i et kredittopplysningsregister. Du har da muligheten til å rette eventuelle feil.

    Mer om kredittvurdering

• Har medlemmer i foreninger krav på å få se hva som er registrert om dem?

  • Ja, det er en grunnleggende rett etter personopplysningsloven at den enkelte har krav på innsyn i sine egne opplysninger. Det er kun få unntak fra regelen om innsynsrett, og disse vil sjelden være relevante for å nekte innsyn i medlemsopplysninger. Foreningen må eventuelt begrunne avslag på innsyn skriftlig, og vise til relevant unntakshjemmel.

• Må man informere motparten om at det gjøres opptak?

  • Når personopplysningsloven ikke gjelder for det opptaket du gjør, foreligger det heller ikke krav om at du informerer den andre samtaleparten om at du gjør lydopptak. Det kan likevel oppleves som krenkende for den som blir gjort opptak av dersom vedkommende ikke vet om det. Det anbefales derfor at du alltid informerer de som blir berørt av lydopptaket.