Ofte stilte spørsmål

• Hvilke opplysninger kan kreves i jobbintervjuet?

  • Under et jobbintervju er arbeidsgiveren ute etter å kartlegge hvem arbeidssøkeren er som person, hvilke kvalifikasjoner søkeren har, og om dette er en person som passer for stillingen. Det er ganske vide rammer for hva arbeidsgiveren kan spørre om under intervjuet. Likevel stiller arbeidsmiljøloven opp enkelte grenser. For eksempel er det ikke lov å spørre om seksuell legning eller om man er medlem i en arbeidstakerorganisasjon.

    Ytterligere begrensninger følger av likestillingsloven og diskrimineringsloven, slik som for eksempel et forbud mot å stille spørsmål om graviditet, adopsjon og planlagt familieforøkelse. Likestillingsloven og diskrimineringsloven håndheves av Likestillings- og diskrimineringsombudet, se Likestillings- og diskrimineringsombudet.

    Personopplysningsloven gjelder når opplysningene behandles elektronisk eller blir registrert i et personregister, for eksempel i en personalmappe. Selv om arbeidsgiveren har lov til å spørre en rekke personlige spørsmål under intervjuet, er det ikke sikkert at han har lov til å lagre dem i en personalmappe.

    Etter jobbintervjuet har arbeidssøkeren rett til å få vite hvilke opplysninger arbeidsgiveren har registrert i forbindelse med intervjuet. Dette gjelder uavhengig av om man får jobben eller ikke. Dette kan gjøres ved å henvende seg til arbeidsgiveren og be om innsyn med hjemmel i personopplysningsloven § 18, 2. ledd. Dersom vedkommende nekter å gi innsyn, kan man henvende seg til Datatilsynet for hjelp.

• Når er det lov å overvåke arbeidsplassen med kamera?

  • For å ha kameraovervåking på arbeidsplassen må overvåkingen være saklig og nødvendig. Det skal ikke overvåkes i større omfang enn det som er nødvendig ut fra formålet. I tillegg kommer reglene om kontrolltiltak i arbeidsmiljøloven kapittel 9 til anvendelse. Tiltaket skal drøftes med tillitsvalgte og de ansatte skal gis informasjon om behandlingen. Kameraovervåking kan oppleves som belastende for de ansatte. Arbeidsgiver må derfor ha et særskilt behov for å overvåke en arbeidsplass med kamera.

    En arbeidsgiver kan ikke overvåke toaletter, garderober eller pauserom. Dersom denne typen lokaler overvåkes med kamera, bør Datatilsynet kontaktes.
    Les om bruk av kamera på arbeidsplassen
    
    Les om kameraovervåking

• Kan arbeidsgiver kreve en personlighetstest under et jobbintervju?

  • Hvis arbeidsgiveren lagrer testresultatet fra en personlighetstest på en slik måte at den knyttes til arbeidssøkeren, må arbeidsgiveren må følge reglene i personopplysningsloven. Dette innebærer blant annet at det må være saklig behov for å gjennomføre testen, og at resultatet ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet. Som hovedregel er det ikke nødvendig å gjennomføre personlighetstester av andre enn de mest aktuelle kandidatene.

• Kan arbeidsgiveren kreve å få opplysninger om helse?

  • Arbeidsgiveren har rett til å kreve en del opplysninger om arbeidssøkerens helse. Dette gjelder for eksempel opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidsplassen på grunn av helseforhold. Det kan være opplysninger om ryggplager som gir behov for spesialstol, allergi som forhindrer arbeid med en viss type produkter eller lignende opplysninger. Videre kan arbeidsgiveren kreve at årsaken til sykefravær som skjer i arbeidstiden, og som gir rett til sykepenger i egenmeldingsperioden, blir opplyst. Arbeidstakeren må selvsagt levere en eventuell sykemelding fra legen til arbeidsgiveren dersom sykepenger skal utbetales. Arbeidsgiveren må også få informasjon om eventuelle yrkesskader eller yrkesulykker som er oppstått på arbeidsplassen.

    En arbeidsgiver kan som hovedregel ikke forlange å få se utfyllende legeerklæringer hvor en diagnose beskrives, eller å få tilgang til den ansattes legejournal. Dette henger sammen med at arbeidsgiveren ikke har rett til å behandle flere helseopplysninger om arbeidstakeren enn det som er nødvendig.

    Noen virksomheter har inngått avtale om inkluderende arbeidsliv (IA-avtale). Dette medfører at de ansatte får en mer fleksibel ordning med hensyn til bruk av egenmelding ved sykdom, samtidig som arbeidsgiveren forplikter seg til tettere oppfølging av den syke med henblikk på å få ned sykefraværet. Dette innebærer for eksempel at arbeidsgiveren skal ringe hjem til den syke etter et gitt antall dager for å sjekke om det er noe som kan gjøres for at vedkommende skal kunne komme tidligere tilbake på jobb. Behandlingen av helseopplysninger vil her til dels ha hjemmel i lov (folketrygdloven og arbeidsmiljøloven) og til dels kreve samtykke fra den ansatte. Arbeidsgiveren kan ikke kreve å få vite detaljerte diagnoseopplysninger mot den ansattes vilje.

    Noen arbeidsgivere har hjemmel til å kreve helseattest eller helseundersøkelse. Les om dette i eget spørsmål under.

• Hvor lenge kan personopplysningene lagres hos arbeidsgiveren?

  • Arbeidsgiveren kan bare lagre opplysninger om en arbeidstaker så lenge det er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Dersom opplysningene ikke lenger er nødvendige skal de slettes. Selv om en arbeidstaker slutter i sin stilling, kan fortsatt oppbevaring av enkelte personopplysninger være pålagt for eksempel etter regnskapsloven. I tillegg har de fleste arbeidsgivere behov for å oppbevare informasjon om hvem som var ansatt i hvilke tidsrom. Dette kan være av historiske eller administrative årsaker. Slik oppbevaring kan også finne sted uten den ansattes samtykke.

    Les mer om personalmapper

    Datatilsynet har ikke utarbeidet entydige retningslinjer for hvor lenge CV, søknader om permisjon, klager, oversikt over kursdeltagelser, tilrettelegging av arbeidsplass, notater fra medarbeidersamtaler eller lignende dokumentasjon kan lagres. Grunnen er at ulike virksomheter kan ha ulike behov. Virksomheten må selv utarbeide rutiner og retningslinjer for dette. Som hovedregel kan det være greit å gjennomføre en normal foreldelsesfrist på 3 år, mens for eksempel klager på den ansatte bør slettes så snart problemet klagen gjaldt er rettet opp og det ikke lenger er aktuelt å la klagen få betydning for arbeidsforholdet. Se også spørsmål om lagring av advarsler og lignende.

    Dersom en personalsak bringes inn for retten vil dette medføre at en del opplysninger kan lagres til tvisten er endelig avgjort eller eventuelle foreldelsesfrister er løpt ut.

    En del arbeidsgivere oppbevarer kontaktopplysninger om tidligere ansatte til bruk ved invitasjon til julebord, jubileer, pensjonisttreff og lignende. Hvis man ikke er interessert i å delta på denne typen aktiviteter, har ikke arbeidsgiveren noe saklig behov for lagring til dette formålet, og må sørge for at man slettes fra adresselisten.

• Kan arbeidsgiver ta opp ansattes telefonsamtaler?

  • Det er ikke straffbart å ta opp telefonsamtaler man selv deltar i. Det settes likhetstegn mellom arbeidsgiver og den ansatte i denne sammenhengen. Det anses dermed normalt ikke som straffbart at arbeidsgiver foretar opptak av en samtale mellom seg selv, ansatte og eventuell tredjeperson. Det er imidlertid en forutsetning etter personopplysningsloven at deltakerne i samtalen blir informert om opptaket dersom opptaket skjer digitalt, eller dersom arbeidsgiveren ellers behandler opptakene slik at enkeltpersoner kan finnes igjen.

    Verdipapirforetak har en lovpålagt plikt til å ta opp og lagre telefonsamtaler de ansatte foretar. Dette er for å kunne dokumentere mottatte og utførte oppdrag etter verdipapirhandelloven. Bruk av opptakene til andre formål, slik som kontroll av den ansatte, krever i utgangspunktet den ansattes samtykke.
    Les mer om lydopptak i verdipapirforetak

    I mange virksomheter ønsker arbeidsgiveren å ta opp eller lytte til de ansattes telefonsamtaler i opplæringsøyemed. Dette gjelder for eksempel innen kundesenterbransjen. Både den ansatte og samtaleparten skal alltid ha informasjon om at opptak eller avlytning til dette formålet foregår. Det vil avhenge av den konkrete situasjonen om opptaket krever samtykke fra den ansatte.

    Dersom man har mistanke om at arbeidsgiveren ulovlig overvåker telefonen, bør den tillitsvalgte og eventuelt Datatilsynet kontaktes.
    Les mer om opptak av telefonsamtaler