Ansettelse:
Helse:
Rus og alkohol:
Fødselsnummer:
Personalmappe og personalregister:
E-post og internett:
Prestasjonsmåling, overvåking:
Samtykke:
Ansettelse:
Hvilke opplysninger kan kreves i jobbintervjuet?
Under et jobbintervju er arbeidsgiveren ute etter å kartlegge hvem arbeidssøkeren er som person, hvilke kvalifikasjoner søkeren har, og om dette er en person som passer for stillingen. Det er ganske vide rammer for hva arbeidsgiveren kan spørre om under intervjuet. Likevel stiller arbeidsmiljøloven opp enkelte grenser. For eksempel er det ikke lov å spørre om seksuell legning eller om man er medlem i en arbeidstakerorganisasjon. Ytterligere begrensninger følger av likestillingsloven og diskrimineringsloven. Arbeidstilsynet kan gi mer informasjon om hvor grensene for hva som må svares på går. Arbeidstilsynet (nytt vindu). Likestillingsloven og diskrimineringsloven håndheves av Likestillings- og diskrimineringsombudet. For spørsmål angående Likestillingsloven eller diskrimineringsloven kan man ta direkte kontakt med Likestillings- og diskrimineringsombudet (nytt vindu).
Personopplysningsloven gjelder dersom opplysningene som blir gitt behandles elektronisk eller blir registrert i et personregister, for eksempel i en personalmappe. Selv om arbeidsgiveren har lov til å spørre en rekke personlige spørsmål under intervjuet, er det ikke sikkert at han har lov til å lagre dem i en personalmappe. Dette gjelder typisk spørsmål om forhold til familien og lignende som ikke er relevant for arbeidsforholdet.
Etter jobbintervjuet har arbeidssøkeren rett til å få vite hvilke opplysninger arbeidsgiveren har registrert i forbindelse med intervjuet. Dette gjelder både dersom man får eller ikke får jobben. Dette kan gjøres ved å henvende seg til arbeidsgiveren og be om innsyn med hjemmel i personopplysningsloven § 18. Dersom vedkommende nekter innsyn, kan man henvende seg til Datatilsynet for hjelp.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren forlange en personlighetstest under jobbintervjuet?
Personlighetstester gjøres ofte anonymt, for eksempel ved at arbeidssøkeren blir bedt om å svare på et gitt antall spørsmål på en datamaskin eller et skjema, uten at det fremgår hvem som har gitt svarene. Slik anonym testing omfattes ikke av personopplysningsloven og Datatilsynet kan ikke bestemme at arbeidsgiveren ikke skal foreta slik testing.
Hvis arbeidsgiveren lagrer testresultatet på en slik måte at den knyttes til arbeidssøkeren, kan dette bli annerledes. Arbeidsgiveren må da følge reglene i personopplysningsloven. Dette innebærer blant annet at det må være saklig behov for å gjennomføre testen, og at den ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet. Det er for eksempel sjelden nødvendig å samle inn opplysninger gjennom personlighetstester fra andre enn de mest interessante kandidatene.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren kreve samtykke til kredittsjekk før eller etter ansettelse?
Personopplysningsloven sier at kredittopplysninger bare skal gis til den som har saklig behov for det. I utgangspunktet vil det si i de tilfellene der det ytes en eller annen form for kreditt. Dette innebærer at det bare i begrenset grad er anledning til å foreta kredittsjekk av en jobbsøker. Følgende tre kriterier skal være oppfylt før arbeidsgiveren kan be om kredittsjekk av jobbsøkerne:
Den aktuelle stillingen skal ha en høyere funksjon
Stillingen skal innbefatte et stort økonomisk ansvar
Kredittsjekk skal bare foretas på de søkerne som er aktuelle i sluttfasen av ansettelsesprosessen
Dette innebærer for eksempel at arbeidsgiveren kan kreve en kredittsjekk hvis stillingen det søkes på er økonomisjef, men ikke hvis stillingen er kassemedarbeider i en butikk.
Arbeidsgiveren kan ikke lagre selve kredittsjekken, hvor økonomiske forhold fremgår, i den enkeltes personalmappe eller annet sted. Det kan imidlertid noteres i personalmappen at kredittverdigheten er sjekket og funnet tilfredsstillende. Notatene bør i så fall datomarkeres.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren kreve politiattest eller egenerklæring om vandel?
Noen arbeidsgivere kan kreve at søkere til en stilling fremlegger politiattest. Dette gjelder for eksempel i vaktvirksomheter, skoler og barnehager. Denne retten til å kreve vandelsattest vil alltid følge av lov eller forskrift. Arbeidssøkeren kan derfor be arbeidsgiveren om å få vite hvor det står at det skal innhentes vandelsattest.
Politiet kan ikke uten videre utstede politiattest til den som ber om det. Adgangen til å utstede politiattest er regulert i kapittel C i forskriftene til strafferegistreringsloven. Hvis arbeidsgiveren ikke har rett til å kreve vandelsattest vil man som regel heller ikke kunne få attest fra politiet.
Arbeidsgiveren har som hovedregel ikke anledning til å oppbevare vandelsattesten etter at den er kontrollert. Han har imidlertid anledning til å notere ned om vandelsattest er mottatt og i så fall om den er funnet tilfredsstillende eller ikke. Dette kan for eksempel gjøres på et ansettelsesbevis som oppbevares i personalmappen til hver enkelt medarbeider eller på søknadspapirene.
Noen arbeidsgivere som ikke har hjemmel i lov eller forskrift til å innhente vandelsopplysninger, eller som synes at politiattesten ikke gir tilstrekkelig med opplysninger, forsøker å omgå dette ved hjelp av egenerklæringer om vandel. Enkelte blir for eksempel bedt om å erklære at de har rent rulleblad, eventuelt opplyse hva de har gjort som har ført til pletter på rullebladet. Noen arbeidssøkere kan også få spørsmål om forhold som ligger så langt tilbake i tid at det ikke vil fremgå av en politiattest, eller om de tidligere har blitt frikjent i straffesaker. Bruken av slike egenerklæringer er en omgåelse av kravet til hjemmel i lov/forskrift. Arbeidssøkeren er ikke forpliktet til å gi fra seg denne typen opplysninger til arbeidsgiveren.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Spesielt om headhuntere og rekrutteringsbyråer
Headhuntere eller konsulenter i rekrutteringsbyråer har ikke saklig behov for andre opplysninger om søkerne enn arbeidsgiveren i en ansettelsessituasjon. De har altså ikke anledning til å innhente og behandle andre opplysninger enn arbeidsgiveren. Les derfor mer under avsnittet ”Ansettelse”.
Reglene om rett til innsyn i opplysninger om en arbeidssøker hos arbeidsgiveren, gjelder også for rekrutteringsbyråene og headhunterene. Les mer under avsnittet ”Personalmappe og personalregister”.
Hos rekrutteringsbyråer og headhuntere bør CV’er og søknader i utgangspunktet slettes etter et år, eller når kandidaten har fått jobb. Dette gjelder ikke dersom kandidaten har samtykket til lengre lagring.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Helse:
Kan arbeidsgiveren kreve å få opplysninger om helse?
Arbeidsgiveren har rett til å kreve en del opplysninger om arbeidssøkerens helse. Dette gjelder for eksempel opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidsplassen på grunn av helseforhold. Det kan være opplysninger om ryggplager som gir behov for spesialstol, allergi som forhindrer arbeid med en viss type produkter eller andre lignende opplysninger. Videre kan arbeidsgiveren kreve at årsaken til sykefravær som skjer i arbeidstiden, og som gir rett til sykepenger i egenmeldingsperioden, blir opplyst. Arbeidstakeren må selvsagt levere en eventuell sykemelding fra legen til arbeidsgiveren dersom sykepenger skal utbetales. Arbeidsgiveren må også få informasjon om eventuelle yrkesskader eller yrkesulykker som er oppstått på arbeidsplassen.
Dette betyr imidlertid ikke at arbeidsgiveren kan forlange å få se utfyllende legeerklæringer hvor en diagnose beskrives, eller å få tilgang til den ansattes legejournal. Arbeidsgiveren har ikke rett til å behandle flere helseopplysninger om arbeidstakeren enn det som er saklig begrunnet i virksomheten.
Noen virksomheter har inngått avtale om inkluderende arbeidsliv. Dette medfører at de ansatte får en mer fleksibel ordning med hensyn til bruk av egenmelding ved sykdom, samtidig som arbeidsgiveren forplikter seg til tettere oppfølging av den syke med henblikk på å få ned sykefraværet. Dette innebærer for eksempel at arbeidsgiveren skal ringe hjem til den syke etter et gitt antall dager for å sjekke om det er noe som kan gjøres for at vedkommende skal kunne komme tidligere tilbake på jobb. Behandlingen av helseopplysninger vil her til dels ha hjemmel i lov (folketrygdloven og arbeidsmiljøloven) og til dels kreve samtykke fra den ansatte. Arbeidsgiveren kan ikke kreve å få vite detaljerte diagnoseopplysninger mot den ansattes vilje.
Noen arbeidsgivere har særlig rett til å kreve helseattest eller helseundersøkelse. Les om dette i eget punkt under.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren kreve helseattest eller helsekontroll av arbeidstager?
Arbeidsgiver kan kun kreve helseattest og helsekontroll i de situasjoner som fremgår av arbeidsmiljølovens §§ 9-3 og 9-4.
På noen arbeidsplasser stilles det ekstra strenge krav til arbeidernes helse. I de fleste tilfeller vil arbeidsgiveren da ha en lovfestet rett til å be om at det fremvises helseattest, eller at de ansatte tar en helsesjekk. Dette gjelder for eksempel for jobber innen sjø- og luftfart. Hvis man er i tvil om arbeidsgiveren har rett til å forlange helseattest/- undersøkelse, kan man be arbeidsgiveren om å vise hvilken lov som sier at man må godta dette. Arbeidsgiver har ikke anledning til å be om samtykke til helsetester i andre tilfeller enn det som følger av arbeidsmiljøloven.
Arbeidsgiver har ikke rett til å gjennomføre helsekontroll ved hjelp av tvang. Men dersom man nekter å la seg teste i de tilfeller der loven åpner for det, kan det få negativ betydning for arbeidsforholdet og i ytterste konsekvens medføre oppsigelse eller avskjed.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Hvordan skal arbeidsgiveren håndtere helseopplysninger?
Arbeidsgiveren kan ikke gi helseopplysninger videre til andre, med mindre det følger av lov eller dersom den ansatte har samtykket til det. Dette gjelder både i forhold til andre ansatte i virksomheten og til utenforstående. Arbeidsgiveren er likevel forpliktet til å gi en del opplysninger videre til forskjellige offentlige organer, slik som trygdevesenet og Arbeidstilsynet.
Helseopplysninger bør primært bare behandles av kvalifisert personale underlagt taushetsplikt, slik som personer innen bedriftshelsetjenesten. Dette gjelder imidlertid ikke for opplysninger om sykemelding og lignende, som må kunne behandles av nærmeste leder eller eventuelt personalavdelingen.
Kan bedriftshelsetjenesten utlevere opplysninger om ansatte til arbeidsgiveren? Bedriftslegen har bare anledning til å gi helseopplysninger til arbeidsgiveren dersom den ansatte har samtykket skriftlig. Legen skal dessuten forvisse seg om at utleveringen er i den ansatte sin interesse.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Rus og alkohol:
Kan arbeidsgiveren kreve at de ansatte aksepterer promillekontroll eller rusmiddeltesting?
Mange blir bedt om å samtykke til promillekontroller eller rusmiddeltester som rutinetiltak. Dette blir gjort enten ved underskrift av arbeidskontrakt eller i løpet av arbeidsforholdet. Arbeidsgiver kan imidlertid ikke kreve ruskontroll andre tilfeller enn det som følger av arbeidsmiljøloven § 9-4. Og det er heller ikke lov til å be om den ansattes samtykke til andre kontroller.
Arbeidsmiljøloven åpner for rustesting når
a) det følger av lov eller forskrift
b) ved stillinger som innebærer særlig risiko
c) når arbeidsgiver finner det nødvendig for å verne liv eller helse.
Reglene er tolket slik at det ikke kan kreves testing av samtlige ansatte, bare fordi enkelte har stillinger som innebærer særlig risiko.
Les Personvernnemndas vedtak 2005-06 her (ekstern webside, åpnes i nytt vindu).
Selv om arbeidsgiver oppfyller et av vilkårene i arbeidsmiljøloven § 9-4 medfører ikke dette noen hjemmel til tvangsgjennomføring av rustest. Men dersom man nekter å la seg teste i de tilfeller der loven åpner for det, kan det få negativ betydning for arbeidsforholdet og i ytterste konsekvens medføre oppsigelse eller avskjed.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren kreve rusmiddeltesting eller andre opplysninger om ansatte som deltar i et AKAN-program?
Dersom de ansatte deltar i et AKAN-program eller på en annen måte har inngått en avtale med arbeidsgiveren om testing på bakgrunn av et erkjent rusmiddelproblem, vil avtalen som er inngått gi grensene for hvilke opplysninger de ansatte må gi fra seg. Avtalen vil også gi grensene for hvilke tester de må akseptere å gjennomføre.
Arbeidsgiveren kan likevel ikke tvinge arbeidstakere til å gi fra seg blodprøve eller urinprøve mot deres vilje dersom det ikke foreligger en lov for tvangsgjennomføring av testen. Resultatet av at man nekter kan imidlertid bli at man mister jobben.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Hvordan skal arbeidsgiveren håndtere opplysninger om rusforhold?
Opplysninger om rusmisbruk og andre helseforhold kan bare lagres dersom vilkårene i personopplysningslovens §§ 8 og 9 er oppfylt samt at grunnkravene i § 11 er oppfylt. Dette medfører blant annet at opplysningene må være korrekte og oppdaterte, kun kan benyttes til formål som er saklig begrunnet i virksomheten og ikke må lagres lenger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet.
Virksomheten skal ha skriftlige rutiner for hvordan slike opplysninger skal behandles. Rutinene skal være tilgjengelig for alle ansatte jf. personopplysningslovens §§ 13 og 14.
Opplysninger om rusforhold er meget sensitive, og bør i arbeidsforhold ikke under noen omstendighet være tilgjengelige for andre enn bedriftshelsetjenesten, AKAN og eventuelt andre instanser som er underlagt lovbestemte kompetansekrav og taushetsplikt.
Se også punktene ovenfor om rusmiddeltesting.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Fødselsnummer:
Kan arbeidsgiveren kreve å få arbeidstakernes fødselsnummer?Fødselsnummer skal bare brukes når det er saklig behov for identifisering og fødselsnummeret er nødvendig for slik identifisering. Fødselsnummeret alene kan ikke brukes som legitimasjon for at en person virkelig er den han gir seg ut for, men det kan benyttes som en identifikasjon i arbeidsgiverens systemer.
En arbeidsgiver har et saklig behov for å ha fødselsnumrene til de ansatte. Det er blant annet nødvendig når virksomheten skal utbetale lønn på grunn av rapporteringsplikten til likningsmyndighetene. Det er også nødvendig med fødselsnummer for at arbeidstakerne skal få eventuelle sykepenger fra trygdevesenet, og for at skattettrekk blir registrert riktig så det kommer med på selvangivelsen. Arbeidsgiveren kan derfor uten samtykke kreve å få arbeidstakerens fødselsnummer og lagre dette.
Arbeidsgiveren kan derimot ikke kreve at de ansatte skal bruke fødselsnummeret sitt for eksempel som pålogging til datasystemet eller som kode i adgangskontrollen. Her er det tilstrekkelig at det opprettes et annet brukernavn eller et passord som er entydig for brukerne.
Arbeidsgiveren kan heller ikke gi fødselsnummer videre til andre med mindre dette er fastsatt i lov eller arbeidstakeren har samtykket til det.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Personalmappe og personalregister:
Hvor lenge kan personopplysningene lagres hos arbeidsgiveren?
Arbeidsgiveren kan bare lagre opplysninger om en arbeidstaker så lenge det er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Dersom opplysningene ikke lenger er nødvendige skal de slettes. Selv om en arbeidstaker slutter i sin stilling, kan fortsatt oppbevaring av enkelte personopplysninger være pålagt for eksempel etter regnskapsloven. I tillegg har de fleste arbeidsgivere behov for å oppbevare informasjon om hvem som var ansatt i hvilke tidsrom. Dette kan være av historiske eller administrative årsaker. Slik oppbevaring kan også finne sted uten den ansattes samtykke.
Datatilsynet har ikke utarbeidet entydige retningslinjer for hvor lenge CV, søknader om permisjon, klager, oversikt over kursdeltagelser, tilrettelegging av arbeidsplass, notater fra medarbeidersamtaler eller lignende dokumentasjon kan lagres. Grunnen er at ulike virksomheter kan ha ulike behov. Virksomheten må selv utarbeide rutiner og retningslinjer for dette. Som hovedregel kan det være greit å gjennomføre en normal foreldelsesfrist på 3 år, mens for eksempel klager på den ansatte bør slettes så snart problemet klagen gjaldt er rettet opp og det ikke lenger er aktuelt å la klagen få betydning for arbeidsforholdet. Se eget punkt om dette under.
Dersom en personalsak bringes inn for retten vil dette medføre at en del opplysninger kan lagres så lenge saken ikke er avsluttet eller forholdet foreldet.
En del arbeidsgivere oppbevarer kontaktopplysninger om tidligere ansatte til bruk ved invitasjon til julebord, jubileer, pensjonisttreff og lignende. Hvis man ikke er interessert i å delta på denne typen aktiviteter, har ikke arbeidsgiveren noe saklig behov for behandlingen til dette formålet, og må sørge for at man slettes fra adresselisten.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan advarsler eller lignende lagres i personalmappen?
Dersom en ansatt mottar advarsler, tjenstlige tilrettevisninger eller lignende, vil disse som regel bli lagret i personalmappen. Det vil avhenge av den videre utviklingen av saken hvor lenge disse kan lagres.
Dersom det ikke mottas nye advarsler, skal advarselen tas ut og slettes etter relativt kort tid, men senest på det tidspunktet hvor den ansatte og arbeidsgiveren blir enige om at de forhold som lå til grunn for advarselen har opphørt. Det bør derfor avtales når advarselen skal slettes eller hvordan dette skal saksbehandles.
Hvis det derimot kommer nye advarsler kan dette medføre at tidligere advarsler kan lagres lenger. Hvis det oppstår en tvist eller arbeidsrettssak mellom en ansatt og arbeidsgiveren, vil advarsler og andre opplysninger av betydning for saken kunne lagres til tvisten er endelig avgjort eller eventuelle foreldelsesfrister er løpt ut. Dette vil bety at opplysningene kan lagres også etter at et arbeidsforhold er avsluttet.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Har arbeidstakeren innsynsrett i personalregisteret?
Arbeidstakeren har rett til innsyn i personopplysningene arbeidsgiveren har lagret om ham med noen helt få unntak. Retten til innsyn etter personopplysningslovens § 18 uavhengig av om disse lagres i personalmappen eller andre steder.
Vanligvis vil den ansatte kunne få innsyn ved å henvende seg personlig til den nærmeste lederen eller til personalavdelingen. Hvis man blir avvist bør det rettes en skriftlig henvendelse til arbeidsgiveren hvor det blir bedt om innsyn. Her kan det vises til at man har rett til innsyn med hjemmel i personopplysningsloven § 18. Kopi av den skriftlige henvendelsen kan sendes til Datatilsynet. Arbeidsgiveren skal besvare den skriftlige henvendelsen innen 30 dager, og han kan ikke ta seg betalt for innsynet.
Hvis arbeidsgiveren fremdeles ikke gir innsyn, kan man henvende seg til Datatilsynet og vise til den tidligere oversendte kopien av innsynbegjæring. Datatilsynet vil da kunne hjelpe til i kontakten med arbeidsgiveren. Datatilsynet vil også kunne være med å vurdere om arbeidsgiveren har rett til å nekte innsyn i konkrete saker.
Man har ikke rett til innsyn i personalmappen til andre ansatte. Dette følger naturlig av regelen om konfidensiell behandling. Unntak gjelder hvis det foreligger tjenstlig behov for tilgang til opplysningene, det vil si at det tilhører jobben, eller at man har fått samtykke fra den opplysningene gjelder.
De samme reglene om rett til innsyn i opplysninger om en arbeidssøker hos arbeidsgiveren gjelder for rekrutteringsbyråene.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidstakeren kreve retting eller sletting av opplysninger som er lagret om ham?
Arbeidsgiveren er pålagt å behandle en del opplysninger både om søkere, ansatte og tidligere ansatte med hjemmel i for eksempel arbeidsmiljøloven, regnskapsloven og likningsloven. Det kan likevel ligge opplysninger i personalmappen som arbeidstakeren mener ikke burde ligge der. Arbeidstakeren kan også mene at arbeidsgiveren oppbevarer unødvendige personopplysninger på en annen måte. Arbeidstakeren har i så fall rett til å få vite hvorfor opplysningene er lagret.
Hvis man er uenig med arbeidsgiveren, og mener at opplysningene burde vært fjernet, kan sletting kreves. Dersom arbeidsgiveren nekter, må han gi en saklig begrunnelse for dette. Mener man at arbeidsgiveren ikke har rett til å nekte sletting, kan man henvende seg til Datatilsynet for hjelp.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan hvem som helst få se hva arbeidsgiveren har lagret om en arbeidstaker?
Arbeidsgiverens personalopplysninger skal behandles konfidensielt. Bare personer med tjenstlig behov skal ha tilgang. Arbeidsgiveren må derfor legge opp til et system som gjør at uvedkommende ikke kommer over informasjon fra personalregisteret. Personalkontoret skal for eksempel ikke la en PC stå tilgjengelig slik at alle kan se personalopplysninger på skjermen. Det samme kravet til konfidensialitet gjelder tilgang til utskrifter med slik personinformasjon. Arkivskap hvor personalmappene oppbevares skal derfor ikke stå ulåst eller tilgjengelig for uvedkommende.
Arbeidsgiveren har rett til å gi de tillitsvalgte opplysninger om en ansatt sin stilling og lønn i tilknytning til lønnsforhandlinger. Hvis det er mulig, skal opplysningene gis anonymt. I tillegg kan Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte kreve å få opplyst hvor mange timer overtid en ansatt jobber. Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte er i så fall underlagt de samme kravene til konfidensialitet som arbeidsgiver.
Les mer: lønnsopplysninger til tillitsvalgte
Arbeidsgiveren er også forpliktet til å gi en del opplysninger om arbeidstakerne videre til trygdeetaten, ligningsvesenet og Arbeidstilsynet. Arbeidsgiveren kan derimot ikke gi opplysninger om ansatte videre til privatpersoner eller forsikringsselskap uten samtykke.
Utlevering av opplysninger om tidligere ansatte til deres eventuelt nye arbeidsgivere, krever også samtykke. Uttalelser som er den tidligere arbeidsgiverens personlige meninger kan likevel ikke defineres som utlevering av personopplysninger, og krever ikke samtykke. Den nye arbeidsgiveren bør imidlertid ikke lagre denne typen informasjon uten å informere den ansatte slik at denne kan gi sine kommentarer til uttalelsene.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
E-post og internett:
Har arbeidsgiveren lov til å lese de ansatte sine private e-poster og filer?
Arbeidsgiveren vil som hovedregel ikke ha rett til å lese private e-poster og filer (for eksempel bursdagshilsener, private brev eller lignende) selv om de ligger på arbeidsgiverens datasystem. Det kan imidlertid finnes unntak fra dette.
Når det gjelder å lese e-post og filer som er virksomhetsrelaterte (jobbrelaterte brev, forespørsler, bestillinger og lignende) har arbeidsgiveren langt større rettigheter, selv når e-postene og filene ligger på arbeidstakeren sitt eget hjemmeområde eller i hans e-postkasse.
Les mer om dette under temaartikkelen om e-post og filer.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren overvåke det arbeidstakeren gjør på Internett?
Alle datasystem har automatiske loggfunksjoner. Virksomheten er forpliktet etter personopplysningsforskriften til å logge alle bevegelser i datasystemet som har betydning for informasjonssikkerheten. Loggingen er dessuten nødvendig for at systemet skal fungere. Dette innebærer særlig en plikt til å logge autorisert bruk og forsøk på uautorisert bruk av systemet. Logging innebærer en behandling av personopplysninger som i utgangspunktet er meldepliktig etter personopplysingsloven. Loggingen er likevel fritatt fra meldeplikten dersom opplysingene bare skal brukes til administrasjon av datasystemet eller oppdagelse og oppklaring av brudd på sikkerheten.
Det skal altså registreres hvem som har forsøkt å logge seg på selve systemet eller ulike program, og om dette ble godkjent eller ikke. Det vanligste er at det skjer en logging av hvem som til enhver tid er inne på forskjellige programmer og filer. Også alle de ansattes aktiviteter på Internett eller bruk av skriver logges automatisk.
Virksomhetens sikkerhetsmål, strategi og risikovurdering skal angi hva som er akseptabel bruk av datasystemet. Her kan man for eksempel komme til at nedlasting av musikkfiler eller store bildefiler ikke kan aksepteres ut fra systemets sikkerhetsnivå og dermed må forbys. En slik vurdering kan også føre til at virksomheten på bakgrunn av sikkerhetsnivået til datasystemet ikke tillater at de ansatte bruker systemet til private formål. Arbeidsgiveren kan også nekte ansatte å bruke systemet til private formål med grunnlag i styringsretten. Datatilsynet forutsetter at virksomheten har retningslinjer for bruk av datasystemet. De ansatte må kjenne til disse retningslinjene og konsekvensene av å bryte dem. Hva slags følger eventuelle brudd på sikkerheten får for de ansatte, er det ikke opp til Datatilsynet å vurdere. Annen lovgivning, for eksempel arbeidsmiljøloven, setter grenser for dette.
I de aller fleste tilfellene må virksomheten ha et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra de ansatte dersom loggene skal brukes til andre formål enn administrasjon og informasjonssikkerhet.
Arbeidsgiveren kan også benytte loggene til overordnet overvåking eller generell kontroll av datasystemet. Denne kontrollen kan imidlertid bare skje på gruppenivå for hele eller deler av virksomheten. Noen ganger vil arbeidsgiveren da kunne se av loggene at de ansatte misbruker datasystemet for eksempel ved at det lastes ned filer og programmer i strid med interne retningslinjer og instrukser, eller at det generelt benyttes for mye tid på Internett. Det finnes da forskjellige tekniske løsninger arbeidsgiveren kan velge som ikke innebærer behandling av personopplysninger. Dette kan for eksempel være innføring av sperre mot visse typer nedlastning eller filer. Disse metodene bør alltid foretrekkes.
Arbeidsgiveren kan gi beskjed om at det vil bli kontrollert hvem som står for den ureglementerte aktiviteten dersom den ikke opphører innen en gitt frist. Dersom aktiviteten ikke er opphørt når fristen er utløpt, vil arbeidsgiveren uten samtykke fra de ansatte kunne benytte loggene til å finne frem til den som står bak. Det er i så fall en forutsetning at informasjonen har nådd frem til alle de ansatte i tide. Den ansattes personvern vil da veie mindre enn arbeidsgiverens berettigede interesse i kontrollen. De opplysningene som kommer frem kan antagelig bli benyttet mot den ansatte for eksempel i en arbeidsrettssak. Dette følger imidlertid andre regler enn personopplysningsloven.
Dersom loggene indikerer straffbare forhold, for eksempel surfing på barnepornografi, skal politiet alltid kontaktes.
Arbeidsgiveren kan ikke uten videre kartlegge hvor mye tid hver enkelt bruker på Internett, eller hvilke internettsider som blir besøkt. Loggene kan for eksempel ikke benyttes til overvåking av de ansatte til bruk ved oppsigelser uten særskilt behandlingsgrunnlag. Bruk av loggopplysningene til denne typen formål skal meldes til Datatilsynet. Overvåking innebærer en større trussel mot de ansattes personvern enn sikring av systemet og datadrift, og da stiller loven strengere krav. Man må vente en tilsvarende streng vurdering fra Datatilsynets side.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren publisere personopplysninger om ansatte på Internett?
Arbeidsgiveren kan publisere visse opplysninger om de ansatte på virksomhetens hjemmeside uten deres samtykke. Opplysningene som publiseres må da knytte seg til arbeidsforholdet. Arbeidsgiveren kan for eksempel i utgangspunktet publisere navn, ansvarsområde, internt telefonnummer og e postadresse uten samtykke. Hvis det i tillegg er ønskelig å legge ut portrettbilder av de ansatte må den som er avbildet samtykke til dette. Dette følger av bestemmelsene i åndsverkloven § 45 c. Hvorvidt andre typer bilder kan legges på internett uten samtykke vil avhenge av situasjonen. Datatilsynet anser imidlertid at det er god skikk å spørre om samtykke fra den som er avbildet og at bildene tas bort dersom den eller de avbildede ber om det. Dersom arbeidsgiveren ønsker å publisere privatadresser eller andre mer detaljerte opplysninger om arbeidstakeren, slik som alder, sivilstand eller CV vil det kreve samtykke.
Enkelte virksomheter har et intranett som kun er tilgjengelig for virksomhetens egne ansatte. Her vil arbeidsgiver kunne legge ut en del opplysninger om de ansatte med grunnlag i interesseavveiningen etter § 8 f. Skal det legges ut portrettbilder av de ansatte, for eksempel i tilknytning til virksomhetens interne telefonkatalog, gjelder imidlertid også her bestemmelsen i åndsverkloven § 45 c. Dette medfører at arbeidsgiver i de aller fleste tilfeller må ha den ansattes samtykke til dette. Situasjonsbilder fra virksomhetsarrangementer som julebord eller bedriftsidrettsdag, og som ikke kan anses som portrett, kan som hovedregel legges på virksomhetens interne nett uten den ansattes samtykke. Dette gjelder imidlertid bare dersom det ikke er grunn for å tro at de som er avbildet vil motsette seg publiseringen. Bildene skal tas bort dersom personen(e) på bildet ber om det.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Prestasjonsmåling, overvåking:
Hva kan registreres om arbeidstakernes prestasjoner?
Arbeidsgiveren har rett og plikt til å følge opp sine ansatte. Dette kan være å gi skikkelig opplæring, gi tilbakemelding på måten de ansatte utfører jobben på eller lignende. Det følger blant annet av arbeidsmiljøloven og ulovfestede regler om arbeidsgiverens styringsrett. Oppfølgingen kan skje ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, slik som telefonsystemet eller datasystemet. Det går imidlertid en uklar grense mellom lovlig oppfølging og ulovlig overvåking av de ansatte.
Ansatte som jobber på akkord må finne seg i at arbeidsgiveren teller hvor mye som produseres innenfor akkorden. Dette innebærer likevel ikke at de ansatte også må finne seg i at arbeidsgiveren for eksempel teller hvor mange besøk til toalettet de tar i løpet av arbeidsdagen, eller hvor lenge hvert opphold varer.
Hvis man har mistanke om at arbeidsgiveren overvåker på en ulovlig måte, bør spørsmålet tas opp med tillitsvalgte eller Datatilsynet.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren ta opp de ansatte sine telefonsamtaler?
Det er ikke straffbart å ta opp telefonsamtaler man selv deltar i. Det settes likhetstegn mellom arbeidsgiver og den ansatte i denne sammenhengen. Det anses dermed normalt ikke som straffbart at arbeidsgiver foretar opptak av en samtale mellom seg selv, ansatte og eventuell tredjeperson. Det er imidlertid en forutsetning etter personopplysningsloven at deltakerne i samtalen blir informert om opptaket dersom opptaket skjer digitalt, eller dersom arbeidsgiveren ellers behandler opptakene slik at enkeltpersoner kan finnes igjen.
Verdipapirforetak har en lovpålagt plikt til å ta opp og lagre telefonsamtaler de ansatte foretar. Dette er for å kunne dokumentere mottatte og utførte oppdrag etter verdipapirhandelloven. Bruk av opptakene til andre formål, slik som kontroll av den ansatte, krever i utgangspunktet den ansattes samtykke.
I mange virksomheter ønsker arbeidsgiveren å ta opp eller lytte til de ansattes telefonsamtaler i opplæringsøyemed. Dette gjelder for eksempel innen kundesenterbransjen. Både den ansatte og samtaleparten skal alltid ha informasjon om at opptak eller avlytning til dette formålet foregår. Det vil avhenge av den konkrete situasjonen om opptaket krever samtykke fra den ansatte.
Dersom man har mistanke om at arbeidsgiveren ulovlig overvåker telefonen, bør den tillitsvalgte og eventuelt Datatilsynet kontaktes.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Når er det lov å overvåke arbeidsplassen med kamera?
Mange arbeidsgivere benytter seg av kameraovervåking. Dette kan oppleves som ubehagelig for de ansatte. Alle arbeidsgivere må derfor ha et særskilt behov for å overvåke arbeidsplassen på denne måten.
Formålet med kameraovervåkingen vil ha betydning for hva som kan overvåkes. Hvis formålet er å forhindre tyveri fra kunder i butikken, er det ikke nødvendig med kameraer i lokalene der kun ansatte ferdes. Hvis formålet er å avdekke svinn fra kassene, er det ikke nødvendig å overvåke lagerlokalene. Hvis formålet er å forhindre innbrudd etter stengetid, vil det ikke være nødvendig at kameraene står på i virksomhetens åpningstid.
Datatilsynet kjenner ikke til tilfeller hvor arbeidsgiveren har kunnet vise til noen saklig begrunnelse for kameraovervåking av toaletter, garderober og pauserom. Dersom arbeidsgiveren overvåker denne typen lokaler med kamera, bør Datatilsynet kontaktes.
Datatilsynet har utarbeidet en egen veileder for alle som planlegger å iverksette kameraovervåking.
Kameraveilederen finner du her.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren føre kontroll av hvor arbeidstakeren er til enhver tid? -adgangskontroll og bruk av lokasjonsdata
Med adgangskontroll menes her tekniske løsninger som sørger for at bare de som rettmessig har adgang til et bestemt område, slipper inn. Dette kan for eksempel være bruk av elektroniske nøkkelkort.
Formålet med å ta i bruk et adgangskontrollsystem er å ivareta interne sikkerhetsforhold. Opplysningene skal derfor ikke brukes til andre formål som er uforenlige med disse uten samtykke fra de ansatte. Hvis arbeidsgiveren ønsker å benytte opplysningene til effektivitetsmålinger eller andre personaladministrative tiltak må det innhentes samtykke fra de ansatte.
Mange benytter samme system for adgangskontroll og tidsregistrering. Dersom arbeidsgiveren har en teknisk løsning som gjør at opplysningene holdes fra hverandre, er dette greit. Opplysningene må ikke kobles sammen uten at det foreligger behandlingsgrunnlag i §8, og de ansatte skal alltid ha informasjon om hvordan opplysningene brukes. Se mer om tidsregistrering i eget punkt under.
Ikke alle arbeider fra et fast kontor. I disse tilfellene kan arbeidsgiveren ha et ønske eller behov for å vite hvor den enkelte ansatte befinner seg til enhver tid. Dette gjelder for eksempel innen budbilbransjen, hvor arbeidsgiveren trenger å vite hvilken budbil som til enhver tid befinner seg nærmest et nytt oppdrag. Mange arbeidsgivere ønsker å benytte seg av lokasjonsdata hentet fra for eksempel en gsm-enhet installert i bilen, eller fra den ansattes mobiltelefon til flåtestyring. I mange tilfeller vil det ligge innenfor arbeidsgiverens styringsrett å bestemme at slike løsninger skal benyttes. Dette forutsetter at de ansatte får god informasjon i forkant av tiltaket, og at opplysningene ikke benyttes til uforenlige formål uten den ansattes samtykke. Det er også en forutsetning at man velger løsninger som tilfredsstiller den ansattes behov for å kunne bevege seg privat i de tilfellene hvor man har rett til å gjøre visse private ærend i arbeidstiden. Dette kan for eksempel bety mulighet til å slå av senderen ved legebesøk eller lignende.
Dersom det er tvil om den løsningen arbeidsgiveren ønsker å benytte er lovlig, bør den tillitsvalgte og eventuelt Datatilsynet kontaktes.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren kontrollere når arbeidstakeren kommer og går fra jobb?
Arbeidsgiveren kan kreve at de ansatte registrerer seg automatisk når de kommer på jobb om morgenen og når de går om ettermiddagen. Det kan også kreves at de registrerer seg ut på forskjellige koder dersom de forlater arbeidsplassen i avtalt arbeidstid, for eksempel for å gå til eksterne møter, tannlegen eller lignende. Dette følger av arbeidsgiverens styringsrett og arbeidsavtalen der de ansatte stiller sin tid til arbeidsgiverens disposisjon mot betaling.
I enkelte tilfeller er det vanskeligere for arbeidsgiveren å vite om den ansatte faktisk arbeider i den tiden som er avtalt. Dette kan være typisk i tilfeller der arbeidstakerne ikke har fast kontor, slik som budbilsjåfører eller lignende. Arbeidsgiveren vil da ofte ønske å innføre ordninger som kontrollerer dette. Det kan blant annet skje ved installering av en gsm-enhet i firmabilen, eller ved innføring av rutiner som innebærer innmelding av arbeidstid via sms. Arbeidsgiveren vil ha en saklig begrunnelse for å føre en viss kontroll med at de ansatte jobber i avtalt tid. Det er imidlertid viktig at kontrollen gjennomføres på den måten som er minst mulig inngripende overfor den ansattes personvern.
Dersom den ansatte samtykker til installering av gsm-enhet eller til bruk av sms, vil kravene etter personopplysningsloven være innfridd. Under visse forutsetninger må de ansatte noen ganger finne seg i denne typen kontroll uten at de samtykker også. Dette følger som nevnt over av at de har inngått en arbeidsavtale der de stiller sin tid til arbeidsgiverens disposisjon mot betaling. Registreringens detaljnivå kan likevel ikke gå lenger enn den tilsvarende registreringen som ansatte med fast kontorplass underlegges.
Det er en forutsetning for all tidsregistrering at den ansatte gis god informasjon om registreringen og formålet med denne, og at opplysningene ikke benyttes til formål som er uforenlig med tidsregistreringen uten den ansattes samtykke.
Mange virksomheter benytter samme system for tidsregistrering og adgangskontroll. Dersom arbeidsgiveren har en teknisk løsning som gjør at opplysningene holdes fra hverandre, er dette greit. Da tidsregistrering og adgangskontroll anses å være uforenlige formål, må imidlertid ikke opplysningene kobles sammen uten samtykke fra de ansatte eller annet behandlingsgrunnlag i §8. De ansatte skal alltid ha informasjon om hvordan opplysningene brukes. Se mer om adgangskontroll i eget punkt over.
Dersom man er i tvil om den løsningen arbeidsgiveren ønsker å benytte er lovlig, bør den tillitsvalgte og eventuelt Datatilsynet kontaktes.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Kan arbeidsgiveren kreve å få den ansattes spesifiserte telefonregning?
Hvis arbeidsgiveren betaler telefonregningen må han også få de nødvendige regnskapsbilag slik at regningen kan utgiftsføres i tråd med regnskapsloven. Mange arbeidstakere har avtale om at arbeidsgiveren betaler for telefon som brukes både i jobben og privat. Dette reiser en del personvernrelaterte problemer.
Den beste måten å sikre personverninteressen på er at den ansatte selv står oppført som abonnent, og har vanlig uspesifisert regning. For at arbeidstakerne skal få dekket telefonregningen helt eller delvis, må arbeidsgiveren få regningen som utgiftsbilag. Dette gjelder også når den ansatte selv betaler regningen, og får beløpet refundert i etterkant. En avtale om at arbeidsgiveren dekker et fast beløp som antas å dekke jobbdelen av telefonregningen kan sikre arbeidstakeren mot at arbeidsgiveren får innsyn i hvem familien har ringt til. Dersom det er nødvendig å ha en eksakt fordeling mellom jobbsamtaler og privatsamtaler må regningen være spesifisert. I slike tilfeller kan arbeidstakeren sladde private numre før regningen leveres, men da slik at det beløpet det er ringt for fortsatt går frem av regningen.
Dersom arbeidsgiveren står som telefonabonnent, kan arbeidsgiveren selv avgjøre om regningen skal være spesifisert eller ikke. Spesifisert regning vil gi arbeidsgiveren innsyn i private samtaler. Når man velger slike ordninger, bør det foreligge en klar avtale mellom arbeidstakeren og virksomheten som sikrer at arbeidstakeren for eksempel kan gå gjennom regningen og sladde alle nummer han har ringt privat.
Tilbake til innholdsfortegnelsen
Samtykke:
Kan arbeidsgiver true med negative konsekvenser dersom ikke arbeidstaker gir samtykke i ulike sammenhenger?
Samtykke fra den enkelte regnes for å være den beste personverngarantien siden den enkelte får anledning til å bestemme hvilke personopplysninger som kan behandles, til hva opplysningene kan brukes og hvordan. Samtykket har imidlertid en litt særlig stilling innen arbeidslivet fordi den ansatte eller jobbsøkeren ofte vil føle seg i en pressituasjon. Dette kan være fordi man føler at å ikke gi samtykke kan medføre at man ikke får ønsket en jobb, at man ikke får forfremmelse eller at man ikke får de oppgavene man mener man har krav på.
Dersom det å si nei medfører negative konsekvenser, vil ikke samtykket oppfylle kravet til frivillighet som følger av personopplysningsloven. Det er altså ikke lov å sette arbeidstakeren i en situasjon der han føler seg presset til å gi et samtykke. Dersom arbeidsgiveren stiller arbeidstakeren overfor et ultimatum ved å si at han ikke får jobben dersom han ikke oppgir opplysningene, tar Datatilsynet gjerne imot tips om det.