Bestemmelsene, som ble vedtatt 28. januar 2009, vil inngå som nytt kap. 9 i personopplysningsforskriften.
Bestemmelsene gjelder for innsyn i arbeidstakers e-postkasse mv. Formuleringen omfatter innsyn i eventuelle e-postkasser den ansatte har fått i virksomheten til bruk i sitt arbeide, men også innsyn i og gjennomsøking av arbeidstakerens personlige område i virksomhetens datanett og innsyn i annet elektronisk utstyr. Forutsetningen er at det er arbeidsgiver som eier utstyret, og at arbeidstakeren har fått utlevert utstyret eller tilgang til det for bruk i sitt arbeid.
Bestemmelsene gjelder dermed ikke for innsyn i utstyr som den ansatte selv eier, selv om dette fra tid til annen benyttes i arbeidet ved virksomheten. Arbeidsgiver vil som hovedregel være avskåret fra innsyn i slikt privateid utstyr.
Bestemmelsene gjelder heller ikke for innsyn i opplysninger som er lagret på fellesområder eller e-postkasser som er felles for hele virksomheten. Her vil arbeidsgiver ha rett til innsyn uten at særlige vilkår må oppfylles først.
De nye bestemmelsene er i hovedprinsippet i tråd med Datatilsynets tidligere praksis for innsyn i e-post.
Les forskriften her (hos Lovdata, nytt vindu)
Les kommentarer til forskriften her (pdf i nytt vindu).
ARBEIDSGIVERENS RETTIGHETER
Arbeidsgivere har bare rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakerens e-postkasse dersom vilkår satt i § 9-2 er oppfylt. Bestemmelsen inneholder flere alternative vilkår, og det er tilstrekkelig at ett av dem er oppfylt. Bestemmelsene skiller ikke på om innholdet er å anse som privat eller virksomhetsrelatert. Vilkårene er imidlertid utformet slik at det bare unntaksvis vil være anledning til innsyn i private e-poster.
Innsyn skal alltid være saklig begrunnet. Hvis opplysningene lett kan fremskaffes uten innsyn i e-post, vil kravet til saklig begrunnelse ikke være oppfylt. Prøv derfor å få tak i informasjonen på annen måte før innsyn gjøres. Merk også at det er forskjell på innsyn i konkrete tilfeller som kan skje dersom vilkårene er oppfylt, og kontinuerlig overvåkning av den ansattes e-postkorrespondanse. Slik kontinuerlig overvåkning er ikke tillatt.
I følgende situasjoner kan innsyn være aktuelt:
- Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften.
Typisk ved arbeidstagerens fravær dersom det er god grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn. Tidsaspektet har stor betydning og korte akseptfrister kan begrunne innsyn selv ved kortere fravær. - Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten.
Målestokken er hva man i alminnelighet anser som legitime hensyn ved en virksomhet. Det kan for eksempel tenkes at innsyn kan begrunnes med et legitimt behov for å ivareta virksomhetens rykte. - Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet.
Pliktbruddet må være grovt. Kravet vil typisk være oppfylt dersom e-postkassen benyttes til å gjennomføre straffbare forhold, for eksempel at den ansatte laster ned og/eller videresender bilder av utuktig omgang med barn (barnepornografi) eller til ulovlig fildeling. - Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Situasjoner som er nevnt i merknadene er mistanke om at e-posten benyttes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig innhold.
Det er ikke anledning til å avtale innsyn i andre situasjoner enn det som følger av denne bestemmelsen til arbeidstakerens ugunst. Hva som er til ugunst for arbeidstakeren må vurderes konkret, men regler som gir arbeidsgiver større adgang til innsyn vil som hovedregel være til ugunst for arbeidstakeren. Bestemmelsen er imidlertid ikke til hinder for at arbeidstakeren selv uoppfordret gir arbeidsgiver rett til innsyn, for eksempel ved uventet sykdom.
Når innsyn skal gjennomføres
Arbeidstakeren skal så langt mulig varsles før innsyn og få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført!
Varselet skal innholde informasjon om
- Hvorfor vilkårene for innsyn anses oppfylt
- Hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften
Arbeidstakeren skal så langt mulig gis anledning til å være tilstede under innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. Arbeidstageren kan imidlertid fritt avstå fra å være tilstede eller avstå fra å ha noen representant.
Dersom innsyn skjer uten forutgående varsel, for eksempel dersom tidsaspektet tilsier at man ikke rekker å varsle før innsyn eller den ansatte ikke er mulig å få tak i, skal den ansatte underrettes i etterkant av innsynet.
Underretningen skal inneholde informasjon om
- Hvorfor vilkårene for innsyn anses som oppfylt
- Hvilke rettigheter arbeidstakeren har etter forskriften
- Hvilken metode som er benyttet ved innsynet
- Hvilke e-poster eller andre dokumenter som er åpnet samt
- Resultatet av innsynet.
Ved arbeidsforholdets opphør
Det følger av § 9-4 at arbeidstakers e-postkasse skal avsluttes når arbeidsforholdet opphører. Arbeidsgiver kan imidlertid kreve at arbeidstaker sorterer ut og arkiverer virksomhetsrelatert e-post før e-postkassen slettes. Innsyn i e-postkassen før avslutning av denne vil eventuelt være begrenset av reglene som er beskrevet over.
Datatilsynet anbefaler
- Ha klare og tydelige retningslinjer om bruk av virksomhetens datasystem. Legg særlig vekt på tiltak som kan hindre behovet for innsyn. Dette kan for eksempel være bruk av såkalt fraværsassistent ved planlagt fravær. Videre må det tydelig gå frem om det skal være tillatt å benytte den personlige e-post adressen til privat bruk.
- Dersom virksomheten tillater privat bruk, må man være konkret. Unngå uklare ord og fraser i beskrivelsen av omfang, som for eksempel at ”rimelig privat bruk” og ”begrenset privat bruk” er tillatt.
- Definer hva som anses som et grovt brudd som kan føre til e-postinnsyn i virksomheten.
- Definer når det kan bli aktuelt med innsyn i e-post, hvem som kan beslutte at innsyn skal skje, og hvilken fremgangsmåte man vil benytte i slike tilfeller.
- Lag egne e-postadresser til tillitsvalgte som kan benyttes i deres tillitsverv.
RÅD TIL ARBEIDSTAKERE - RETTIGHETER
- Begrens de private aktivitetene på arbeidsgivers datasystem. Datasystemet er ment for å utføre arbeidsoppgaver.
- Prøv å unngå korrespondanse som ikke er jobbrelatert via e-posten på jobben.
- Krev klare og tydelige retningslinjer for hva som er akseptabel/uakseptabel bruk av jobbens datasystem, og om det er lov å bruke det til private gjøremål.
- Merk e-poster som er private med ”privat” i emnelinjen og/eller lagre disse i et mappesystem som tydelig viser at innholdet er privat.
- Husk at alt du foretar deg både på Internett og med e-postsystemet vil kunne spores tilbake til deg.
- Så langt det er mulig, skal du varsles før innsyn eventuelt foretas.
- Du har krav på informasjon om saken. Dette skal naturlig inneholde dokumentasjon for hvorfor det ble foretatt innsyn, hvordan innsynet ble foretatt, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet og hva man fant under innsynet.