Noen dokumenter beholder vi i arkivmappen fordi det har en egenverdi for oss, som for eksempel vitnemål og attester, mens annet lagrer vi for at de ikke skal komme uvedkommende i hende. Dessuten passer mange godt på ferie- og familiebilder og andre personlige bilder.
Stadig flere personer har dokumenter og bilder også i elektronisk form.
Plassproblem er ikke bare relevant i forhold til skuffer og skap i hjemmet. Lagringsplass er minst like relevant i den elektroniske verden. Selv om kostnadene ved å utvide lagringsplassen på egen datamaskin stadig synker, ser det kanskje enda enklere ut for mange å gripe til Internett-tjenester som tilbyr lagringsplass. Disse tjenestene er i tillegg ofte gratis eller har en svært lav kostnad for brukeren.
- Valget kan se enkelt ut stilt ovenfor spørsmålet om enten å kjøpe en ekstra harddisk eller å få lagringsplassen gratis, sier Leif T. Aanensen, avdelingsdirektør i tilsyns- og sikkerhetsavdelingen i Datatilsynet.
- Nettbaserte lagringsløsninger er vel å bra for noen formål, uegnet for andre. Det man hele tiden må være bevisst på, er under hvilke betingelser man får benytte lagringskapasiteten. Den beste kilden til slik kunnskap er å sjekke brukervilkårene nøye, påpeker Aanensen.
Naturlige spørsmål du bør stille deg selv er for eksempel:
- Hva sier brukervilkårene? Er det noe der som gir grunnlag for bekymring? Settes jeg i stand til å forstå vilkårene?
- Hvor seriøse fremstår tjenestetilbyderen? Kjenner jeg noen som kan gi med et råd om bruk av tjenesten er forsvarlig for formålet mitt?
- Hvordan ser det ut til at tjenesteleverandør har ivaretatt sikkerheten? Hvor enkel ser det ut til for uvedkommende å skaffe seg tilgang? Ser sikkerheten tilstrekklig ut i forhold til informasjonen jeg ønsker lagret? Søk gjerne råd hos andre som har greie på sikkerhet.
- Vær oppmerksom på at bruk av brukernavn og passord regnes som en relativ svak sikringsmekanisme. Hvis tjenesteleverandør stiller krav til kvalitet på passordet er dette likevel et godt tegn. Virker det som leverandør har ivaretatt dette på en god måte?
- Hvilke rettigheter har jeg om all informasjonen jeg har lagret blir borte? Sies det noe om det i vilkårene? Har jeg en egen sikkerhetskopi?
- Hvilket land er tjenesteleverandøren hjemmehørende i? Hvem kan hjelpe meg hvis noe skulle gå galt?
- Tenk nøye igjennom hva du selv føler deg komfortabel med, sier Leif T. Aanensen. - Det er til syvende og sist deg selv som opplever konsekvensen om noe skulle gå galt. I verste fall kan du risikere at informasjonen kommer på avveie eller stjeles av uvedkommende, om ikke sikkerheten er godt nok ivaretatt. Slik personlig informasjon kan senere misbrukes, og misbruket kan påføre deg økonomisk skade eller ubehag, påpeker Aanensen.
- Det blir som å deponere bilder og personlige brev i Snekkergaten 2, uten å sjekke hvem som bor der eller hva de har fore. De aller fleste ville vel finne naturlig å sjekke både nabolaget og at beboerne er pålitelig før arkivmappen overleveres. Det samme bør du gjøre på nettet, sier avdelingsdirektør Leif T. Aanensen i Datatilsynet.
Gratis epost
Tilbydere av webbasert epost føyer seg også inn i rekken av tjenester som tilbys gratis. Flere av leverandørene tilbyr så mye lagringsplass, at det av praktiske grunner ikke er nødvendig å tenke på sletting. Tenk først og fremt igjennom hvilken informasjon du lar flyte gjennom slike systemer, dernest hvor lenge du mener informasjonen bør tas vare på. Selv om plassen er der innebærer det ikke at du må bruke den.
- Vær bevisst på at informasjonen på webbaserte løsninger i utgangspunktet kan være lagret hvor som helst i verden, og at andre regler kan gjelde i utlandet, sier Leif T. Aanensen.