Virksomheter kan rette mangelfulle personopplysninger ved at de markeres og suppleres med korrekte opplysninger eller slettes.
Hvis opplysningen har betydning som dokumentasjon, skal den markeres og så suppleres med korrekte opplysninger. Dette er den riktige fremgangsmåten når en feilaktig opplysning kan få betydning, for eksempel om den ligger til grunn for et vedtak i en barnefordelingssak.
Unødvendige personopplysninger skal slettes
Opplysninger som ikke lenger er nødvendige for å gjennomføre formålet med behandlingen, skal som hovedregel slettes. Dette gjelder selv om opplysningene ikke er mangelfulle.
Dersom dokumentet blir åpenbart misvisende etter sletting, og supplering med korrekte opplysninger ikke er mulig, skal hele dokumentet makuleres.
Datatilsynet kan pålegge sletting
Datatilsynet kan bestemme at personopplysninger skal slettes når tungtveiende personvernhensyn tilsier det. Dette gjelder selv om opplysningen vil kunne ha betydning som dokumentasjon. Sletting skal erstattes med registrering av korrekte og fullstendige opplysninger dersom det ligger til rette for det.
Klager på avgjørelser som angår sletting av opplysninger til historiske formål, kan påklages videre til Kongen.
Annet om sletting:
Annen lovgivning kan begrense sletteplikten
I noen tilfeller vil plikten til å slette opplysninger etter personopplysningsloven være begrenset. Dette gjelder i de tilfellene der annen lovgivning bestemmer noe annet, for eksempel arkivering. Regnskapslovens krav til oppbevaringstid er et slikt eksempel.
Sperring av opplysninger
Et alternativ til sletting er å pålegge at personopplysningene sperres, slik at tilgangen til opplysningene begrenses til bestemte personer eller situasjoner.
Opplysninger til historiske, vitenskapelige og statistiske formål
Personopplysninger kan oppbevares til historiske, vitenskapelige og statistiske formål selv om de ikke er nødvendige lenger etter sitt opprinnelige formål. Forutsetningen er at samfunnets interesse i oppbevaring klart overstiger den registrertes interesse i personvern.
Sterkt belastende opplysninger
Den registrerte kan kreve at sterkt belastende opplysninger skal sperres eller slettes. Dette skal i så fall gjøres etter en helheltsvurdering.
Bestemmelser om retting og sletting
Plikten om sletting og retting omtales i Personopplysningsloven §§ 27 og 28.
Adgangen til å klage videre til Kongen når det gjelder avgjørelser om personopplysninger som behandles for historiske formål er hjemlet i § 42, siste ledd.