En forutsetning for at unntaket skal komme til anvendelse er at behandlingen har personaladministrasjon som formål. Eksempler på hva som omfattes av personaladministrasjon kan være administrering av lønn, utvikling, opplæring, karriereplanlegging og behandling av disiplinærsaker. Dersom formålet med behandlingen for eksempel er overvåkning eller kontroll av ansatte, omfattes det ikke av unntaket. Bestemmelsen medfører at de aller fleste personalregistre er unntatt både konsesjons- og meldeplikt etter personopplysningsloven.
Personalregistre som bare inneholder ikke-sensitive opplysninger, er unntatt fra meldeplikt. Det er imidlertid en forutsetning at behandlingen oppfyller de øvrige kravene i personopplysningsloven, se under om vilkår for å behandle personopplysninger.
Behandling av sensitive personopplysninger er unntatt
Arbeidsgiver har saklig behov for å behandle en del sensitive personopplysninger om sine ansatte. Dersom behandlingen har hjemmel i lov eller arbeidstaker samtykker, skal behandling av opplysninger som knytter seg til arbeidsforholdet og behandles som ledd i personaladministrasjon, kun meldes.
Samtykket skal være en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at han eller hun godtar behandlingen av personopplysninger om seg selv. Dette medfører blant annet at tillitsvalgte ikke kan samtykke på vegne av sine medlemmer med mindre det foreligger fullmakt til dette.
Under forutsetning av at det foreligger lovhjemmel eller samtykke kan følgende sensitive personopplysninger behandles uten både konsesjon og melding:
- Opplysninger om medlemskap i fagforening
- Nødvendige fraværsopplysninger og opplysninger som skal registreres med hjemmel i arbeidsmiljølovens § 5-1
- Opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge arbeidssituasjonen på grunn av helseforhold
Konsesjons- eller meldeplikt for noen få personalregistre
Virksomheten må søke konsesjon dersom arbeidsgiveren skal behandle sensitive opplysninger til andre formål enn personaladministrasjon eller opplysningene ikke har sammenheng med arbeidsforholdet.
Sensitive personopplysninger er opplysninger om:
a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning,
b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling,
c) helseforhold,
d) seksuelle forhold, eller
e) medlemskap i fagforeninger.
Vilkår for å behandle personopplysninger
Selv om et personalregister kan være unntatt melde- eller konsesjonsplikt, må behandlingen følge de øvrige reglene i personopplysningsloven. Enhver behandling av personopplysninger må ha grunnlag i personopplysningsloven § 8. For eksempel vil man ha grunnlag for behandling av de personopplysninger som er nødvendige for å gjennomføre arbeidsavtalen, slik som å utbetale lønn.
Dersom personalregisteret skal inneholde sensitive opplysninger kreves det i tillegg at behandlingen oppfyller et av vilkårene i § 9. Dette kan for eksempel være behandlinger som er nødvendige for at arbeidsgiveren skal kunne gjennomføre sine arbeidsrettslige plikter eller rettigheter. I tillegg må behandlingen oppfylle grunnkravene i § 11. Blant annet kan arbeidsgiver kun benytte opplysningene til uttrykkelige angitte formål som er saklig begrunnet i virksomheten, og må slette opplysningene når de ikke lenger er nødvendige ut fra formålet med behandlingen.
Eksempler på personopplysninger som en arbeidsgiver som hovedregel vil ha grunnlag for å behandle med utgangspunkt i §§ 8 a jf. 9 f:
1. navn
2. adresseopplysninger
3. statsborgerskap/bostedland
4. anropsnummer for teletjenester
5. fødselsnummer og annet nummer knyttet til person (rullenummer/arbeidstakernummer)
6. rubriseringsdata, (såsom kategori, type ansatt/representant, distrikt, type varer, kontonummer i regnskap, representantkategori, andre opplysninger til bruk i statistikk og annen bedriftsintern avregning)
7. kjønn
8. nærmeste pårørende
9. sivilstand
10. antall barn og barnas fødselsår og eventuell annen opplysning med betydning for rett til fravær ved barns sykdom, skolestart m.m.
11. stillingsbetegnelse
12. yrkesopplysninger som etter overenskomst eller tariffavtale som har betydning for lønns- og arbeidsvilkår
13. opplysninger om utdannelse og praksis
14. lønns- og provisjonsopplysninger
15. kontonummer
16. pensjonsopplysninger
17. trekk- og skatteopplysninger
18. ansettelses- og sluttdato (permisjoner e l)
19. sluttårsak
20. fraværsdato, type fravær og varighetMerk at eventuell diagnose ikke skal registreres.
21. firmabil e l
22. utlånte eiendeler
23. lån til ansatte eller garanti for lån
24. opplysning om den ansatte er mobiliseringsdisponert (ja/nei), evt militært løpenummer, grad, og rulleførende avdeling.